Freundliche Gesichter beim Einchecken, perfekter Zimmerservice, ein reichhaltiges Frühstücksbuffet und eine Armada von Zimmermädchen, die in Rekordtempo die Betten frisch beziehen – als Gast kann man den Eindruck bekommen, dass sich die Arbeit in einem Hotel mühelos und beinahe wie von selbst erledigt. Doch das stimmt so natürlich nicht. Damit ein Rädchen nahtlos ins andere greifen kann, sind professionell geschulte Mitarbeiter und eine effektive Personaleinsatzplanung Grundvoraussetzung.
Was versteht man unter Personaleinsatzplanung?
Unter Personaleinsatzplanung versteht man den Prozess der Erstellung von Dienstplänen für stundenweise Beschäftigte. Damit wird versucht, den aktuellen und zukünftigen Anforderungen an einem bestimmten Arbeitsplatz gerecht zu werden. Eine smarte Personaleinsatzplanung ist besonders in Einzelhandelsgeschäften, Restaurants, Krankenhäusern und eben Hotels von großer Bedeutung.
Der Prozess der Einsatzplanung erfordert auch die Organisation von schnellen und reibungslosen Übergangen von einer Schicht zur nächsten. Besonders im Gastgewerbe ist es wichtig, dass stets genug Personal an kritischen Punkten für eine optimale Betreuung der Kunden eingeplant und verfügbar ist.
6 Stufen der Personalplanung
Der systematische Prozess der Personalplanung lässt sich in 6 Stufen unterteilen:
1. Strategische Ausrichtung
Die wichtigsten Unternehmensziele müssen definiert werden. Darüber hinaus muss festgelegt werden, wie die Belegschaft zur Erreichung bestmöglich beitragen kann.
2. Analyse des Personalangebots
Der aktuelle Personalbestand wird registriert und eine Prognose der voraussichtlichen Entwicklung aufgrund von Fluktuation und anderen Einflüssen getroffen.
3. Analyse des Personalbedarfs
Identifizierung des aktuellen und zukünftigen Personalbedarfs des Unternehmens.
4. Lückenanalyse
Die Lücken zwischen Personalbedarf und -angebot müssen erkannt und die Lücken mit den größten Auswirkungen auf das Funktionieren des Unternehmens definiert werden.
5. Implementierung von Lösungen
Es müssen geeignete Personalmaßnahmen festgelegt werden, um die festgestellten Personallücken zu schließen. Dadurch soll das Unternehmen in die Lage versetzt werden, seine strategischen Ziele zu erreichen.
6. Überwachung der Fortschritte
Die Effektivität der erarbeiteten Lösungen und ihre Auswirkungen auf die Lücken sollten überwacht werden. Dadurch kann die Planung kontinuierlich verbessert und der Erfolg maximiert werden.
Welche speziellen Anforderungen stellt die Hotellerie an die Personaleinsatzplanung?
Die Planung von Mitarbeitern für verschiedenste Positionen in mehreren Schichten stellt die Verantwortlichen im Gastro- und Hotelgewerbe vor große Herausforderungen. Darüber hinaus gibt es in beiden Branchen traditionell eine hohe Personalfluktuation und sehr anspruchsvolle Kundschaft. Bei der Erstellung von Arbeitsplänen ist dadurch wenig Spielraum für Fehler vorhanden.
Insbesondere in der gehobeneren Hotels mit angeschlossenem Restaurant- und Barbetrieb müssen sehr viele Jobs und Berufsbilder unter einen Hut gebracht werden. Eine effektive und strategische Schichtplanung ist daher fast nur noch digital möglich. Skalierbare Systeme wie die Workforce Management Lösungen von Spica eignen sich hervorragend für den Einsatz in Hotels.
Mit welchen Tools lässt sich Personaleinsatzplanung vereinfachen?
Mit diesen digitalen Tools lassen sich einige Aspekte der Personaleinsatzplanung erleichtern:
Schichtplaner
Mit einem Schichtplanungs-Programm lassen sich Schichtpläne automatisch erstellen, nahtlos verwalten und an schwankende Anforderungen anpassen. Das spart Personalverantwortlichen Zeit und Energie. Ein guter Schichtplaner sollte skalierbar und flexibel anpassbar sein.
Zeiterfassung
Zeiterfassungssoftware ermöglicht es Mitarbeitern, Abwesenheiten und die für bestimmte Aufgaben oder Projekte aufgewendete Zeit zu erfassen. Darüber hinaus lassen sich oft Prozesse wie etwa die Gehaltsabrechnung automatisieren. Derartige Programme werden in vielen Branchen eingesetzt.
Projektzeiterfassung
Projektzeiterfassung ermöglicht es, die für Unteraufgaben oder das Gesamtprojekt aufgewendeten Stunden exakt zu registrieren. Die daraus resultierende Transparenz hilft bei der Abrechnung und bei der Beurteilung der Effektivität einzelner Arbeitnehmer.
Elektronische Zutrittskontrolle
Bei der elektronische Zutrittskontrolle werden Zugänge durch elektrische Schlösser gesichert. Die Legitimation für den Zutritt kann dabei durch die Kombination von Lesegeräten und Zugangskontrollkarten oder rein cloudbasiert erfolgen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass ausschließlich autorisierte Personen – Angestellte oder Gäste – bestimmte Räume oder Gebäudeabschnitte betreten können.
Fazit: Gezielte Personaleinsatzplanung in Hotels
Das Hotelgewerbe stellt sehr hohe Anforderungen an alle beteiligten Mitarbeiter. Insbesondere die Personaleinsatzplanung kann durch die Kombination unterschiedlicher Arbeitsbereiche und den Schichtbetrieb äußerst komplex sein. Kombinierte Hard- und Softwarelösungen erleichtern den Planungsprozess und die praktische Umsetzung im Hotelalltag.
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