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Innerbetriebliches Kontrollsystem erhöht Sicherheit beim Umsatzsteuer-Handling

Innerbetriebliches Kontrollsystem erhöht Sicherheit beim Umsatzsteuer-Handling

Mit Umsatzsteuervergehen ist nicht zu spaßen, die Herausforderungen für Firmen steigen und steigen.

Die Bandbreite von möglichen Vergehen reicht vom bewussten Verschweigen von Umsätzen oder Teilen davon bis zur Wahl eines falschen, in der Regel niedrigeren Steuersatzes. Die Lösung für gastgewerbliche Unternehmen kann ein Innerbetriebliches Kontrollsystem (IKS) für Umsatzsteuer-Zwecke darstellen.

Unternehmen aller Branchen und Größen stehen vor der Herausforderung, sich ständig mit aktualisierten Regelungen in der Steuergesetzgebung auseinanderzusetzen und diese kontinuierlich nachzuhalten. Ein ganz wesentlicher Punkt ist vor allem die Umsatzsteuer als eine der wichtigsten Steuerarten in Deutschland überhaupt. Im Jahr 2019 betrugen die Einnahmen aus der Umsatzsteuer in Deutschland rund 183,1 Milliarden Euro. Die Umsatzsteuer hat sich mehr und mehr vom „Buchhalterthema“ zur ernsten Chefsache entwickelt. 

Gründe dafür sind die gestiegene Komplexität und sich ständig ändernde rechtliche Rahmenbedingungen. Steuerpflichtige Unternehmer sind gesetzlich zur rechtzeitigen Abgabe von vollständigen und richtigen umsatzsteuerlichen Meldungen verpflichtet. Beispiele dafür sind die Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuererklärung für das Kalenderjahr und die Zusammenfassende Meldung. Aufgrund der zunehmenden Komplexität des Umsatzsteuerrechts stellt dies eine stetig wachsende Herausforderung für Unternehmen dar.

In Hotellerie und Gastronomie hängt dies besonders mit den unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen zusammen. Seit 2010 werden alle unmittelbar der Beherbergung dienenden Leistungen mit sieben Prozent besteuert, alle anderen Leistungen mit 19 Prozent. „Unmittelbar der Beherbergung“ dient dabei jedoch nur die Übernachtung, wie der Bundesfinanzhof geurteilt hat. Das führt natürlich zu Rechenaufwand bei Gastgebern und Tagungsunternehmern. Denn: Ein Frühstück kann nicht mit dem reduzierten Mehrwertsteuersatz angeboten werden, auch wenn es zu einem Pauschalpaket („Übernachtung mit Frühstück“) gehört, hat der Bundesfinanzhof herausgestellt. Gleiches gilt dementsprechend auch für alle anderen Speisen, die innerhalb eines Paketes angeboten werden. 

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Das Problem bei Verstößen: Sie werden hart bestraft, mit Umsatzsteuervergehen ist nicht zu spaßen. Die Bandbreite von möglichen Vergehen reicht vom bewussten Verschweigen von Umsätzen oder Teilen davon bis zur Wahl eines falschen, in der Regel niedrigeren Steuersatzes. Auch die Nichterfüllung von Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung, die im Sinne des Umsatzsteuergesetzes nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, kann den Tatbestand der Umsatzsteuerhinterziehung auslösen. Bei Festlegung des Strafmaßes werden alle Umstände inklusive des Verhaltens vor und nach der Tat beachtet und reicht von Geld- bis zu Freiheitsstrafen.

Wichtig ist nach § 153 Abgabenordnung: Erkennt ein Steuerpflichtiger nachträglich vor Ablauf der Festsetzungsfrist, dass eine von ihm oder für ihn abgegebene Erklärung unrichtig oder unvollständig ist und dass es dadurch zu einer Verkürzung von Steuern kommen kann oder bereits gekommen ist oder

dass eine zu entrichtende Steuer nicht in der richtigen Höhe entrichtet worden ist, ist er verpflichtet, dies unverzüglich anzuzeigen und die erforderliche Richtigstellung vorzunehmen. Ist die fehlerhafte Erklärung weder vorsätzlich noch leichtfertig begangen worden (was die Finanzverwaltung prüft), ist es mit der Berichtigung der Erklärung getan, und Unternehmer und/oder Geschäftsleiter laufen nicht Gefahr, eine Steuerstraftat zu begehen.

Die Lösung für gastgewerbliche Unternehmen kann ein Innerbetriebliches Kontrollsystem (IKS) für Umsatzsteuer-Zwecke darstellen. Seit 2016 können Unternehmen sich über dieses Interne Kontrollsystem vor schwerwiegenden Steuerstrafverfahren in Folge des Vorwurfs eines bewussten oder leichtfertigen steuerlichen Fehlverhaltens schützen. Das IKS, zumeist umgesetzt in Form eines Tax Compliance Management-Systems implementiert Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen zur organisatorischen Umsetzung und Einhaltung aller steuerlichen Pflichten und sichert unternehmensinterne Richtlinien im Bereich Steuern systematisch und präventiv ab. Diese Maßnahmen müssen auch immer branchenspezifisch angepasst werden. Daher erfordert die Implementierung eine detaillierte Analyse aller Risikofaktoren. Auf diesem Wege entfaltet das System letztlich seine protektive Wirkung. Unternehmen weisen durch das IKS nach, dass sie sämtliche ihnen zur Verfügung stehenden Maßnahmen ergriffen haben, um alle steuerlichen Pflichten zu erfüllen beziehungsweise die Mitarbeiter dahingehend zu unterrichten, dass sie mit den gesetzlichen Vorschriften sorgfältig umgehen. Dazu gehört auch, dass das Tax Compliance Management-System regelmäßig überprüft und angepasst wird und die Mitarbeiter darüber unterrichtet werden. 

Die Optimierung der steuerlichen Organisation und Prozesse durch ein Umsatzsteuer-IKS schafft Transparenz und erhöht so die umsatzsteuerliche Qualität, Effizienz und Kontinuität. Zudem entfaltet das IKS eine starke Indizwirkung im Zusammenhang mit der Abgabe von korrigierten Steuererklärungen. Dies erleichtert es auch, in Zukunft korrigierte Steuererklärungen nach § 153 AO (Abgabenordnung) abgeben zu können, stellt ein starkes Indiz im Rahmen der Enthaftung der Organe dar und schafft Rechtssicherheit für alle Betroffenen.

Über den Autor

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Helmut König ist geschäftsführender Gesellschafter der BBWP GmbH, einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Sitz in Düsseldorf, die eng mit der internationalen Wirtschaftskanzlei Beiten Burkhardt kooperiert. Die BBWP GmbH bietet umfassende Leistungen in Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und betriebswirtschaftlicher Beratung und besitzt besondere Expertise in der Begleitung mittelständischer Mandanten. Weitere Informationen unter www.bbwp-audit.com


Bildquelle: Canva


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