Arbeitszeitkonten dienen der Verteilung von Arbeitszeit auf Tage, Wochen oder Jahre. Hierbei wird die geleistete Arbeit der Beschäftigten mit der arbeitsvertraglichen, tarifvertraglichen oder betriebsüblichen Arbeitszeit abgeglichen und verrechnet. Das bietet interessante Flexibilisierungsmöglichkeiten für Arbeitnehmer und Unternehmen. Wichtig dabei ist generell, dass Unternehmen die rechtlichen Rahmenbedingungen genau beachten.
In vielen Unternehmen werden Arbeitszeitkonten geführt. Arbeitgeber haben damit die Möglichkeit, flexibel auf Auftragsschwankungen zu reagieren. Das kann sich für Unternehmen aus Hotellerie, Gastronomie, MICE und Tourismus als sehr interessant herausstellen, unterliegt aber bestimmten Bedingungen. So können Zeitguthaben unter Umständen bei der Kurzarbeit angerechnet werden. Grundsätzlich ist daher in der aktuell noch nicht gelösten Krise nicht dazu geraten, Arbeitszeitkonten einzuführen, um Diskussionen mit der Agentur für Arbeit bei der Einführung von Kurzarbeit zu vermeiden.
Arbeitszeitkonten dienen der Verteilung von Arbeitszeit auf Tage, Wochen oder Jahre. Hierbei wird die geleistete Arbeit der Beschäftigten mit der maßgebenden arbeitsvertraglichen, tarifvertraglichen oder betriebsüblichen Arbeitszeit abgeglichen und verrechnet. Durch Abweichungen werden Zeitguthaben beziehungsweise Zeitschulden aufgebaut. Vom Prinzip her funktioniert ein Arbeitszeitkonto wie ein Girokonto, nur dass anstatt Geld darauf Zeit verbucht wird. Angesparte Überstunden können bei Bedarf in Abstimmung mit Kollegen und Vorgesetzten abgefeiert werden. Wer ins Minus gerät und Zeitschulden anhäuft, muss die Stunden nachholen. Das kann ganz verschiedene Gründe haben.
Zum Einsatz kommen verschiedene Arten von Arbeitszeitkonten. Den häufigsten Einsatz finden Zeitkonten wie etwa Gleitzeit-, Überstunden- oder Jahresarbeitszeitkonten, auch als Kurzzeitkonto bezeichnet. Sie dienen der flexiblen Gestaltung der werktäglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit oder dem Ausgleich betrieblicher Produktions- und Arbeitszeitzyklen. Hier ist grundsätzlich ein Zeitraum vereinbart, in dem der Ausgleich der Arbeitszeit stattzufinden hat.
Wichtig dabei ist generell, dass Unternehmen die rechtlichen Rahmenbedingungen genau beachten. Natürlich kann nicht jeder Arbeitnehmer unbegrenzt eingesetzt werden, weil dessen Überstunden auf dem Konto gutgeschrieben werden. Arbeitnehmer, die nicht Geschäftsführer oder leitende Angestellte sind, können Überstunden nicht einfach anhäufen, weil das Arbeitszeitgesetz beachtet werden muss. Das besagt unter anderem, dass Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum nicht mehr arbeiten dürfen als durchschnittlich 48 Stunden pro Woche. Dies kann bei einer Sechs-Tage-Woche temporär auf bis zu max. 60 Stunden ausgeweitet werden. In diesen Fällen muss jedoch für einen zeitnahen Ausgleich gesorgt werden. Hinzu kommt, dass auch die Vorschrift des § 2 des Mindestlohngesetzes zu Arbeitszeitkonten im Niedriglohnsegment beachtet werden muss. Dort wird beispielsweise die maximale Anzahl an Plusstunden geregelt sowie die Schriftform für die Einführung von Arbeitszeitkonten gefordert. Auch die einschlägigen Tarifverträge müssen berücksichtigt werden.
Das Langzeitkonto oder Lebensarbeitszeitkonto wiederum unterscheidet sich davon maßgeblich. Der Zweck dieses Kontos ist es, ein Werteguthaben zu schaffen, indem Arbeitszeit in Bezug auf ein bestimmtes Ziel angesammelt wird. Das kann eine längere Freistellung vom Job wie Sabbatical sein oder sogar der frühere Renteneintritt bei vollem Gehalt. Wer seinen Mitarbeitern ein Lebensarbeitszeitkonto anbieten will, muss sich vorher genau überlegen, wie er das sinnvoll strukturiert. Langzeitkonten sind kein Standardmodell, das sich einfach so umsetzen lässt. Die Rahmenbedingungen von Lebensarbeitszeitkonten müssen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitern grundsätzlich schriftlich vereinbart werden. Die Vereinbarung darf explizit nicht der Flexibilisierung der werktäglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit oder dem Ausgleich von Produktions- oder Arbeitszyklen dienen. Zu denken ist auch an die Insolvenzabsicherung des Guthabens.
Vereinbarungen zum Arbeitszeitkonto sollten immer schriftlich im Vertrag dokumentiert sein. Zudem muss die Verschiebung der Fälligkeit des Zeitguthabens eindeutig festgeschrieben und wirksam vereinbart werden. Die Konditionen sollten nachvollziehbar sein und planbare Auszahlungs- und Verwendungszeiträume definieren. Dazu gehöre vor allem, dass der maximal mögliche Ausgleichszeitraum festgelegt werde.
Jeder Arbeitnehmer kann problemlos Gehaltsbestandteile, Überstunden und Urlaubsgeld auf ein Langzeitarbeitskonto einzahlen. Das gilt auch für angestellte Geschäftsführer einer GmbH, die nicht am Unternehmen beteiligt sind. Das kann große Vorteile im Recruiting von Führungskräften in Hotellerie, Gastronomie, MICE und Tourismus bringen und Mehrwerte über das Gehalt und die typischen Gehaltsbestandteile hinaus schaffen – Mehrwerte, die im Wettbewerb um erfahrene Manager wichtig sein können.
Aber: Komplizierter wird es, wenn der Chef mit dem eigenen Vermögen im Unternehmen drinsteckt. Wer keine Mehrheitsbeteiligung hat, also weniger als 50 Prozent der Unternehmensanteile hält, kann in der Regel auch ein Lebensarbeitszeitkonto nutzen. Dennoch schaut die Finanzverwaltung genau hin, ob nicht eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt, also ob sich der geschäftsführende Gesellschafter nicht selbst bevorteilt. Führen beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH ein Langzeitarbeitskonto, liegt zwangsläufig eine verdeckte Gewinnausschüttung vor.
Wenn ein Unternehmer/Unternehmen überlegt, Arbeitszeitkonten einzuführen, ist zur sicheren Handhabung eine Abstimmung mit dem Rechtsanwalt/Steuerberater auf jeden Fall zu empfehlen.
Über den Autor
Thomas Göbel ist Steuerberater der multidisziplinären Kanzlei WWS-Gruppe mit Standorten in Mönchengladbach, Aachen und Nettetal am Niederrhein. Die rund 40 Berufsträger beraten Unternehmer und Unternehmen bei sämtlichen relevanten Fragenstellungen aus Steuerrecht und Wirtschaftsprüfung und erbringen hochwertige Rechtsdienstleistungen für Unternehmen und Private Clients. Weitere Informationen unter www.wws-gruppe.de
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