Digitales Gästemanagement für Ihre Veranstaltungen

Digitales Gästemanagement für Ihre Veranstaltungen

Ob interne Schulungen, Führungen oder für Kundenveranstaltungen in Ihrem Haus. 

Veranstaltungen in der Hotellerie gehören genauso zum täglichen Geschäft wie Übernachtungsgäste. Häufig bringen Veranstaltungen aber noch einen großen manuellen Aufwand mit sich. Excel Listen werden gepflegt und individuelle E-Mails und Einladungen verschickt. Ein professionelles Gästemanagement bzw. Teilnehmermanagement reduziert Ihren manuellen Aufwand auf ein Minimum.  

Der Begriff Gästemanagement oder auch Teilnehmermanagement umfasst alle Prozesse und Aktionen, die direkt mit den Teilnehmern der Veranstaltung in Verbindung stehen. 

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Vorteile eines digitalen Gästemanagements: 

  • Steigerung der Effizienz durch die Reduktion manueller Arbeitsabläufe
  • Professioneller Außenauftritt im individuellen Design 
  • Personalisierte Kommunikation
  • DSGVO konform (eine DSGVO konforme Arbeitsweise mit Excel Listen ist sehr aufwändig)
  • Integriert sich in Ihre Prozesse und Systeme 

Wann lohnt sich ein digitales Gästemanagements?

  • bei wiederkehrenden Veranstaltungen
  • bei komplexen Registrierungen
  • bei einmaligen Veranstaltungen mit größerer Teilnehmerzahl

Das Teilnehmermanagement teilt sich dabei in Vorgänge vor, während und nach der Veranstaltung auf. Hierbei ist es egal, ob interne Mitarbeiterschulungen, Führungen durch Ihr Unternehmen, oder ob Sie beispielsweise das Gästemanagement für eine Messe eines Kunden bei Ihnen im Haus handelt.

Vor der Veranstaltung 

Im Vorfeld der Veranstaltung müssen Teilnehmende eingeladen werden. Informationen rund um die Veranstaltung sowie die Registrierung müssen digital zur Verfügung stehen und bei kostenpflichtigen Veranstaltungen muss eine sichere Zahlungsabwicklung gewährleistet sein. 

Mit einem digitalen Teilnehmermanagementsystem wie doo werden all diese Punkte digital abgebildet und durch automatisierte Prozesse vereinfacht. Das Beste daran, mit einem digitalen Teilnehmermanagement erlangen Sie ein Höchstmaß an Transparenz. Der Einladungsstatus Ihrer Kontakte, die Auslastung der Veranstaltung und zugebuchte Produkte wie Menüs und vieles mehr sind nicht nur im doo Portal einsehbar, sondern können ganz automatisch an am Event beteiligte Personen geschickt werden.  

Kurz vor der Veranstaltung, wenn die Arbeitsbelastung beim Eventteam am höchsten ist, stehen dann auch noch Erinnerungsmails an alle Teilnehmenden auf der Agenda, um die No-Show-Rate der Veranstaltung möglichst gering zu halten. Mit doo legen Sie die Erinnerungsmails einmal in einer stressfreien Minute an und der Versand erfolgt ganz automatisch in der heißen Phase. 

Auch der Versand von Tickets mit QR Code, die Sie vor Ort abscannen, oder personalisierten Zugangscodes zu einer digitalen Veranstaltung erfolgt nicht mehr manuell, sondern ganz automatisch.

Vorteile einer digitalen Teilnehmerreise vor der Veranstaltung:

  • Personalisiertes Einladungsmanagement
  • Professionelle Registrierung mit Zahlungsabwicklung
  • Übersichtliches Teilnehmermanagement 
  • Bei Bedarf eigene Veranstaltungswebseite 

Während der Veranstaltung 

Egal ob digital oder in Präsenz, die Anzahl der Teilnehmenden ist in der Regel eine wichtige Kennzahl für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Bei physischen Veranstaltungen haben Sie die Möglichkeit, die Tickets mit der App oder kleinen Handgeräten zu scannen und auf Wunsch vor Ort personalisierte Namensschilder ausgedruckt zu bekommen. Bei digitalen Veranstaltungen erfolgt die Erfassung der Teilnehmenden ganz automatisch. 

Auch während einer Veranstaltung ist häufig eine Kommunikation mit den Teilnehmenden notwendig. Beispielsweise können an alle Teilnehmer eines Seminars, die eingecheckt haben, automatisch Seminarunterlagen oder Umfragen verschickt werden. Auch die Kommunikation von Änderungen im Ablauf können spontan an die relevanten Kontakte verschickt werden. Dadurch fühlen sich die Teilnehmer jederzeit bestens informiert und individuell betreut, was entscheidend zu einem positiven Feedback beiträgt. Mit doo brauchen Sie keine Excel Listen abzugleichen, um die richtigen Kontakte anzuschreiben. Mit einfachen Filtermöglichkeiten und Designvorlagen verschicken Sie Mails an die richtigen Kontakte schneller als über ihr normales E-Mailsystem – und das im professionellen Design. 

Vorteile eines digitalen Gästemanagements während der Veranstaltung

  • Aktuelle Übersicht über Teilnehmende 
  • Schnelle, professionelle Kommunikation

Nach der Veranstaltung 

Der Dank an die Teilnehmenden und der Versand von zusammengefassten Highlights im Nachgang der Veranstaltung gehört zum guten Ton, muss aber nicht in erneuten großen manuellen Aufwand ausarten. Mit Der Dank an die Teilnehmenden und der Versand von zusammengefassten Highlights im Nachgang der Veranstaltung gehört zum guten Ton, muss aber nicht in erneuten großen manuellen Aufwand ausarten. Mit einem digitalem Teilnehmermanagement selektieren Sie die relevanten Kontakte auf Knopfdruck. Kontaktieren Sie so Ihre Teilnehmenden möglichst zeitnah, solange Ihre Veranstaltung noch in den Köpfen präsent ist. Dadurch erhalten Sie auch für eine eingefügte Umfrage am meisten Antworten. Die Umfrage erstellen Sie in wenigen Klicks direkt in doo und erhalten eine übersichtliche Auswertung, die Sie bei der Optimierung Ihrer Veranstaltungen unterstützt. 

Gästemanagement 2.0 

Die Teilnehmendenreise wird durch ein Gästemanagement deutlich optimiert und für alle Seiten komfortabler. Ein weiteres sehr effizientes Hilfsmittel, um die no-show-Rate zu reduzieren ist die Personalisierung. Informationen, die im mit einem digitalen  Gästemanagement erhoben werden können beispielsweise direkt für eine personalisierte Kommunikation genutzt werden. Das Verhalten der Teilnehmenden während einer Veranstaltung bieten dann wiederum Möglichkeiten für eine personalisierte Ansprache und sorgt für eine engere Bindung zwischen Ihnen und Ihren Teilnehmenden. 

Fazit

Teilnehmermanagement oder Gästemanagement ist ein bedeutungsvoller Teilbereich eines erfolgreichen Eventmanagements. Bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung sind zahlreiche Details zu beachten, um letztendlich sowohl alle Teilnehmer als auch den Veranstalter glücklich zu machen. Die doo-Lösungen helfen dabei, ein professionelles  Teilnehmermanagement zu gewährleisten. Sie sind auf die jeweilige Veranstaltungsart spezialisiert und tragen so gezielt zum Erfolg bei. Ein qualitativ hochwertiges Gästemanagement zielt dabei immer auf den langfristigen Erfolg von wiederkehrenden oder ähnlich aufgebauten Veranstaltungen ab.

Die Möglichkeiten mit doo gehen weit über die beschriebenen Szenarien hinaus und werden immer individuell mit dem jeweiligen Kunden zusammengestellt. Haben Sie eine bestimmte Herausforderung, die Sie gerne gelöst hätten? Wir freuen und darauf mit Ihnen die optimale Lösung zu finden. Rufen Sie uns einfach an: 089 2488 153 – 00

Treffen Sie doo auf dem MEET Germany Summit in München

Vom 05. bis 07. Juli 2022 haben Sie die Möglichkeit doo auf dem MEET Germany Summit im wunderschönen SHOWPALAST München zu treffen. Den Eintrittspreis im Wert von 89€ übernehmen gerne wir. Melden Sie sich einfach über den folgenden Link an: https://meetgermany.invitepeople.com/events/27571/partners/doo22. Wir freuen uns darauf, uns in dieser inspirierenden Umgebung mit Ihnen austauschen zu können.

Kontakt:

www.doo.net
doo GmbH
Hultschiner Straße 8
81677 München
Tel.: 089 2488 153-00
E-Mail: business@doo.net


Bildquelle: doo GmbH


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