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Die Kasse im Gastgewerbe: Unternehmer müssen die Vorschriften kennen

Die Kasse im Gastgewerbe: Unternehmer müssen die Vorschriften kennen

Hoteliers und Gastronomen müssen sich unter gewissen Umständen wieder einmal mit ihrem elektronischen Kassensystem befassen.

Die Aufrüstungspflicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) darf nicht übersehen werden. Ein schludriger Umgang mit dem Thema der elektronischen Kasse kann zu großen steuerlichen Problemen führen.

Das Gastgewerbe und seine Kassen, das ist eine historische Verbindung. Die allermeisten Unternehmen in Gastronomie und Hotellerie können im Tagesgeschäft nicht anders, als ihre Einnahmen über ein Kassensystem zu verbuchen. Daher sind sie gewohnt, dass sich bei der Aufzeichnung von Zahlungsvorgängen mit einem elektronischen oder computergestützten Kassensystem die Welt aus rechtlicher Sicht regelmäßig ändert.

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Ein kurzer Rückblick: Seit 2017 beispielsweise gelten neue Vorschriften für den Einsatz elektronischer Kassen, um den Behörden den Datenzugriff zu erleichtern. Stichwort dafür ist GobD – „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Dadurch müssen sämtliche elektronische Daten der Kassensysteme gespeichert und mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden und dürfen nicht veränderbar sein. Ein Löschen der Einzel-Bons zugunsten des Tagesendsummen-Bons ist unzulässig. Auch die alleinige Aufbewahrung der Endsummen-Bons (Z-Bons) auf Papier ist nicht ausreichend.

Und seit Anfang 2020 gelten zusätzliche Regeln. Seither sind ausschließlich Kassensysteme zu verwenden, die durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden. Das elektronische Aufzeichnungssystem muss gewährleisten, dass für jede Transaktion der Zeitpunkt des Vorgangsbeginns, eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer, die Art des Vorgangs (zum Beispiel Storno, Rechnung etc.), die Daten des Vorgangs, die Zahlungsart (bar oder unbar), der Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung oder des Vorgangsabbruchs, ein Prüfwert und die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems protokolliert werden.

Der Hintergrund: Die Finanzverwaltung hatte es zunächst bundeseinheitlich nicht beanstandet, wenn diese TSE bis zum 30. September 2020 noch nicht installiert worden war. Nachdem sich abgezeichnet hatte, dass die Einhaltung dieser Frist – auch wegen der Corona-Krise – Probleme bereitet, haben die Finanzverwaltungen der Länder unterschiedliche Billigkeitsregelungen getroffen. Danach wird die Frist zur Aufrüstung der elektronischen Kassensysteme regelmäßig bis zum 31. März 2021 verlängert. Im Einzelfall ist dies indes davon abhängig, dass die erforderliche Anzahl an TSE beim Kassenfachhändler oder einem anderen Dienstleister bis zum 30. September 2020 verbindlich bestellt oder in Auftrag gegeben wurde. Dies muss dann dokumentiert werden.

Zudem müssen Unternehmen innerhalb eines Monats nach Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck den Namen, die Steuernummer, die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sowie die Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems mitteilen.

Übrigens beabsichtigt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, für eine Zertifizierung von cloud-basierten TSE-Lösungen weitergehende Anforderungen an die betriebliche Anwenderumgebung zu stellen. Hiervon betroffen ist nicht nur die bereits zertifizierte Cloud-Lösung. Auch alle cloud-basierten TSEs sind betroffen, die sich im Zertifizierungsverfahren befinden beziehungsweise künftig eine Zertifizierung anstreben. Das sollten Unternehmer und Geschäftsleiter dringend im Blick behalten.

Wird nicht rechtzeitig die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung installiert, droht die Kassenführung verworfen zu werden, was eine Hinzuschätzung auslösen kann. Lediglich Registrierkassen, welche zwischen dem 25. November 2010 und dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden und die Anforderungen der Finanzverwaltung aus dem Jahre 2010 erfüllen, aber bauartbedingt nicht aufgerüstet werden können, dürfen längstens noch bis zum 31. Dezember 2022 weiterverwendet werden. Und nutzen Unternehmen bislang überhaupt kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern arbeiten sie stattdessen mit einer offenen Ladenkasse, sind sie auch nach dem 31. Dezember 2019 nicht verpflichtet, sich ein elektronisches Aufzeichnungssystem anzuschaffen.

Ein schludriger Umgang mit dem Thema der elektronischen Kasse kann zu großen Problemen für Hoteliers und Gastronomen führen. Kann ein Betriebsprüfer beispielsweise die Daten der Kassen nicht wie im Gesetz gefordert auslesen, kann das Finanzamt allein aufgrund dieses „formellen“ Fehlers nach Ermessen Umsätze hinzuschätzen, auch wenn tatsächlich kein „materieller“ Fehler vorliegt. Und es kann auch zu Vorwürfen wegen „Steuergefährdung“ nach § 379 AO (Abgabenordnung). Die Geldbuße kann bis zu 25.000 Euro betragen.

Über den Autor

Andreas Bartkowski ist Steuerberater, Fachberater für Insolvenz und Sanierung und Partner von Schnitzler & Partner, einer Steuerberatungsgesellschaft mit Sitz in Mönchengladbach, die sich seit mehr als 50 Jahren auf die gehobene steuerliche und betriebswirtschaftliche Beratung und Begleitung von Unternehmen und Privatpersonen spezialisiert hat. Die Kanzlei zählt zu den 20 größten am Niederrhein und berät Mandanten bis in den gehobenen Mittelstand hinauf auch bei grenzüberschreitenden Themen in der gesamten steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Bandbreite. Weitere Informationen: www.schnitzler-partner.de


Bildquelle: Canva


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