Digitale Eventplanung mit Weitblick: Wie Schloss Arenfels mit beevent Prozesse optimiert und das Kundenerlebnis verbessert

Benedikt Feltens, Inhaber von Schloss Arenfels, und Event Managerin Anna Holm berichten im Interview, wie sie mit der wachsenden Zahl an Veranstaltungen an ihre organisatorischen Grenzen stießen – und wie die Einführung der Plattform beevent nicht nur ihr Team entlastete, sondern auch die Qualität der Kundenkommunikation auf ein neues Level hob. Von der ersten Planung bis zur Umsetzung vor Ort: beevent sorgt für Transparenz, Zeitersparnis und ein Höchstmaß an Effizienz – ganz ohne Abstriche im persönlichen Service.

1. Wie sah der Alltag in Ihrer Eventlocation vor der Einführung von beevent aus – und was war der Moment, in dem Ihnen klar wurde: „So kann es nicht weitergehen“?
Als wachsendes Unternehmen standen wir auf Schloss Arenfels vor der Herausforderung, dass unsere internen Prozesse mit der steigenden Anzahl an privaten Veranstaltungen wie Hochzeiten und Geburtstagen sowie Firmenevents wie Seminare, Tagungen, Jubiläen und ähnlichem nicht mehr mithalten konnten. Wir haben Veranstaltungen noch sehr stark manuell geplant – mit Vorlagen, E-Mail-Verläufen und Telefon- sowie Gesprächsnotizen. Das hat zwar funktioniert, war aber zeitlich extrem aufwendig. Der Moment, in dem uns klar wurde, dass wir etwas ändern müssen, war erreicht, als der Verwaltungsaufwand so hoch wurde, dass wir unsere Kapazitäten nicht mehr optimal nutzen konnten. Wir wollten unser Team entlasten und effizienter werden, ohne dabei an Qualität oder Kundenbetreuung einzubüßen – da war klar: Wir brauchen ein System, das zu unseren Bedürfnissen passt und mit uns mitwächst.

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2. Welche konkreten Probleme oder Herausforderungen konnten Sie mit beevent lösen – und wie schnell war eine Veränderung spürbar?
Schon kurz nach der Fertigstellung und Einführung von beevent war eine klare Veränderung zu spüren: Die Kommunikation vor allem mit unseren Hochzeitspaaren wurde effizienter. Zwar liefen auch vorher schon alle Informationen zentral zusammen, doch mit dem System wurde es für das gesamte Team und für die jeweiligen Kunden noch transparenter. 

Die größte Entlastung liegt in der gewonnenen Zeit: beevent ermöglicht unseren Kunden eine flexible Planung, die direkte Klärung von Fragen durch die vorhandenen Informationen im System, sodass sie bei Bedarf sehr gezielt Rückfragen stellen können. Das erleichtert nicht nur unsere Arbeit, sondern gewährleistet, dass wir alle notwendigen Informationen für die Veranstaltungs-Vorbereitung haben und stärkt auch das Gefühl der Kunden, jederzeit den Überblick zu behalten.

Gerade bei privaten Feiern wie Hochzeiten oder Geburtstagen, die oft viele Monate im Voraus geplant werden, ist das ein echter Vorteil: Die Kunden können Details selbstständig ergänzen, ändern und ihren Planungsfortschritt verfolgen. Aber auch Firmenkunden profitieren von der unkomplizierten Buchung von Zusatzleistungen sowie der gezielten Übermittlung wichtiger Informationen – so lässt sich ein reibungsloser Ablauf der Veranstaltung bestmöglich sicherstellen.

3. Gab es einen Aha-Moment während der Einführung, bei dem Sie dachten: „Warum hatten wir das nicht schon früher?
Tatsächlich haben wir uns schon länger immer wieder mit verschiedenen Tools beschäftigt, aber keines konnte unsere Anforderungen erfüllen. Der Aha-Moment kam in einem der ersten Gespräche mit beevent: Die Plattform ist aus denselben Herausforderungen heraus entstanden, mit denen auch wir täglich konfrontiert sind. Besonders schätzen wir die Möglichkeit der aktiven Mitgestaltung: Wir können Ideen einbringen und gemeinsam mit dem beevent-Team praxistaugliche Lösungen erarbeiten. Auch von unseren Kunden bekommen wir durchweg positives Feedback: Die intuitive Oberfläche und klare Struktur sorgen dafür, dass sich jeder schnell zurechtfindet – und nichts verloren geht.

4. Wie hat sich der administrative Aufwand für Sie und Ihr Team seit der Nutzung von beevent verändert – gibt es konkrete Zeitersparnisse oder messbare Ergebnisse?
Der administrative Aufwand hat sich deutlich reduziert. Informationen und Veranstaltungsdetails müssen nicht mehr umständlich nachgefasst werden. Eine spürbare Zeitersparnis ist klar erkennbar. Erste messbare Erfolge zeigen sich z. B. bei der Buchung von Zusatzpaketen: Diese sind in beevent klar beschrieben und teils mit Bildern hinterlegt, was für Klarheit sorgt und Buchungen fördert.

5. An welcher Stelle erspart Ihnen beevent die meiste Zeit?
Definitiv bei den E-Mails, das war unser größter Zeitfresser. Früher haben wir seitenlange Nachrichtenthreads mit Kunden geführt, die schnell unübersichtlich wurden oder bei denen man aneinander vorbei spricht. Mittlerweile klärt sich vieles direkt über das System: von der ersten Ablaufplanung bis zu den letzten Details. Das sorgt für Effizienz und weniger Missverständnisse.

6. Was schätzen Sie persönlich am meisten an beevent – die Benutzerfreundlichkeit, die Transparenz oder die Automatisierung?
Für uns ist es die Kombination aus allem. Die Plattform bietet eine übersichtliche Struktur, ist intuitiv bedienbar und arbeitet mit durchdachten Automatismen. Vorher hatten wir eine eigene Vorlage mit Fragenkatalog – der Aufbau war ähnlich, aber ohne jeden Automatismus dahinter, sodass dieser manuell verarbeitet werden musste. Durch das System entfällt dieser Zwischenschritt komplett. Die Daten fließen direkt ins System, sind aktuell und für Kunden sowie unser Team von Schloss Arenfels einsehbar. Das kreiert mehr Planungssicherheit. Besonders hilfreich ist zudem die Flexibilität des Systems: beevent entwickelt sich stetig weiter, Anpassungen sind möglich, und der Austausch mit dem Team dahinter ist offen und lösungsorientiert. So kann die Plattform kontinuierlich an unsere Bedürfnisse angepasst und verbessert werden – genau wie unsere Prozesse.

7. Gab es Widerstände im Team oder Skepsis gegenüber einer neuen Software – und wie konnten diese überwunden werden?
Veränderungen bringen naturgemäß zunächst eine gewisse Skepsis mit sich – das war bei uns nicht anders. Gerade bei eingespielten Prozessen kamen anfangs typische Anmerkungen wie „Wo finde ich das?“, „Wie funktioniert das jetzt nochmal?“ oder „Früher war alles besser“. Solche Reaktionen sind nachvollziehbar, denn neue Systeme bedeuten zunächst Umgewöhnung. Aber durch die praktische Erfahrung im Alltag hat sich das sehr schnell gelegt und alle haben sich daran gewöhnt.

8. Wie war der Support oder die Begleitung durch das beevent-Team in der Einführungsphase? Hatten Sie das Gefühl, „an die Hand genommen“ zu werden?
Ja, absolut. Wir hatten einen festen Ansprechpartner und wurden mit wöchentlichen Schulungen Schritt für Schritt durch den Einrichtungsprozess begleitet. Das Aufsetzen der Plattform wurde zunächst vom IT-Team von beevent übernommen, anschließend konnten wir – unter Anleitung – unsere spezifischen Fragen, Menüpunkte, Konditionallogiken und vieles mehr selbst einpflegen. Wir wussten, wie wir bestimmte Dinge gerne abbilden wollten – und das beevent-Team half uns dabei, diese Ideen technisch sauber umzusetzen. Wie bei jeder Systemumstellung bzw. -einrichtung gab es auch bei uns kleinere Rückschläge und Herausforderungen. Aber mit dem nötigen Durchhaltevermögen und dem klaren Ziel vor Augen, wurde aus der anfänglichen Rohversion nach und nach ein maßgeschneidertes Werkzeug. Jeder kleine Erfolg und jedes neue Feature, das unsere Prozesse vereinfacht hat, war dabei ein zusätzlicher Motivationsschub. Zunächst lag unser Fokus auf der Einrichtung des Tools für Hochzeitsfeiern, das mittlerweile ein fester Bestandteil unserer Planungsabläufe ist. Im nächsten Schritt entwickeln wir das System weiter, sodass es künftig auch für die Planung und Abwicklung von Business-Events wie Tagungen und Seminaren zum Einsatz kommt.

9. Wenn Sie anderen Locationbetreibern einen Tipp geben dürften, warum sie sich einen Demo-Termin holen sollten – was würden Sie sagen?
Wer regelmäßig Veranstaltungen plant, weiß: Es sind nicht nur Buchungen, Angebote, Zeitpläne und Rechnungen, die stimmen müssen – es sind vor allem die vielen kleinen Absprachen, deren Hintergrund dem Kunden vielleicht gar nicht bewusst ist, die aber für die Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung entscheidend sind. Genau an dieser Stelle setzt beevent an – dort, wo viele herkömmliche Tools aufhören.

Während andere Systeme sich auf reine Verwaltung beschränken, schafft beevent eine zentrale, transparente Plattform für die gesamte Kommunikation mit dem Kunden 

Besonders wertvoll: Das System ist nicht starr, sondern wird kontinuierlich weiterentwickelt. Eigene Ideen und Anforderungen können eingebracht und gemeinsam mit dem beevent-Team evaluiert werden.