Individualität statt klassischer Tagungspauschale: In einer zunehmend digitalen und von KI geprägten Arbeitswelt stellt sich auch für Business Events die Frage, welchen besonderen Wert persönliche Begegnungen schaffen können. Schloss Basthorst zeigt, wie Arbeiten, Austausch und gemeinsame Erlebnisse miteinander verbunden werden können.
KI verändert Arbeitsprozesse, Kommunikation findet zunehmend digital statt und viele Abstimmungen funktionieren heute unabhängig vom gemeinsamen Ort. Umso interessanter wird für Veranstaltungsplanende die Frage: Was soll entstehen, wenn Menschen bewusst persönlich
zusammenkommen?
Bei Business Events kann es deshalb um mehr gehen als um die reine Vermittlung von Inhalten. Persönlicher Austausch, gemeinsame Erfahrungen und Zeit für Gespräche können ebenso Teil des Veranstaltungskonzeptes sein. Damit verändert sich auch der Blick auf die passende Location: Gefragt sind Orte, an denen konzentriertes Arbeiten ebenso möglich ist wie Begegnung, gemeinsame Aktivitäten und ein bewusster Wechsel aus dem Arbeitsalltag.
Ein Beispiel dafür ist Schloss Basthorst in Mecklenburg-Vorpommern. Das historische Schlossgut verbindet Tagungsmöglichkeiten und Übernachtung mit Natur und verschiedenen Angeboten in der Umgebung. Im ausführlichen Interview mit dem Rostock Convention Bureau spricht Hoteldirektorin und Gastgeberin Marjon Wolthuis darüber, welche Veränderungen sie bei Veranstaltungsanfragen beobachtet und was Unternehmen und Verbände heute von einer Location erwarten.
Individualität statt klassischer Tagungspauschale
Eine Entwicklung beobachtet Marjon Wolthuis besonders deutlich: Die Anforderungen an Veranstaltungen sind individueller geworden. Während früher häufig klassische Tagungspauschalen angefragt wurden, wünschen sich Unternehmen und Verbände heute stärker Konzepte, die zur Zielsetzung der Veranstaltung, zur Unternehmenskultur und zur jeweiligen Gruppe passen.
Der Tagungsraum ist dabei nur ein Baustein. Ein Workshop am Vormittag kann beispielsweise mit einer gemeinsamen Aktivität in der Natur und einem entspannten Ausklang am Abend verbunden werden. Neben klassischen Tagungen werden nach Erfahrung von Marjon Wolthuis auch Strategieworkshops, Führungskräftetagungen, Teamentwicklungen und Retreats nachgefragt.
Damit steigen auch die Anforderungen an die Gastgeber. Flexibilität und persönliche Betreuung spielen eine wichtige Rolle. Programme ändern sich kurzfristig, Entscheidungen fallen schneller und Veranstaltungsplanende wünschen sich Ansprechpartner, die erreichbar sind, mitdenken und bei Veränderungen lösungsorientiert reagieren. Genau diese persönliche Gastgeberkultur sieht Marjon Wolthuis als wichtigen Bestandteil erfolgreicher Veranstaltungen.
Wenn die Umgebung Teil der Veranstaltung wird
Gerade bei Strategiemeetings, Workshops oder Teamentwicklungen kann die Umgebung bewusst in
das Veranstaltungskonzept einbezogen werden. Schloss Basthorst bietet dafür seine Lage inmitten
der mecklenburgischen Natur.
Denn Austausch muss nicht ausschließlich im Tagungsraum stattfinden. Marjon Wolthuis erlebt immer wieder, dass gute Gespräche auch bei einem Spaziergang durch den Park oder beim gemeinsamen Kaffee auf der Terrasse entstehen. Die Umgebung schafft Abstand zum Arbeitsalltag und kann damit Raum für andere Gespräche und Perspektiven eröffnen.
Für die Veranstaltungsplanung rücken damit neben klassischen Kriterien wie Raumgrößen, Technik
und Übernachtungsmöglichkeiten weitere Fragen in den Blick: Wo entstehen Begegnungen? Welche
gemeinsamen Erlebnisse sind möglich? Und wie lässt sich die Umgebung sinnvoll in das Programm
integrieren?
Regionale Partner erweitern das Veranstaltungskonzept
Dabei muss nicht jedes Angebot unmittelbar auf dem Hotelgelände stattfinden. Schloss Basthorst
arbeitet eng mit Partnern in der Region zusammen, darunter Gut Vorbeck, Schloss Kaarz und
WINSTONgolf. So können Tagungen beispielsweise um Incentives und weitere gemeinsame
Aktivitäten ergänzt werden.
Für Veranstaltungsplanende entsteht dadurch ein größerer Gestaltungsspielraum. Nicht die einzelne
Location muss sämtliche Leistungen selbst anbieten. Hotel, Natur, besondere Orte und regionale
Partner können vielmehr zu einem gemeinsamen Veranstaltungskonzept verbunden werden.
Auch Marjon Wolthuis sieht darin eine Stärke der Region: Die Zusammenarbeit schafft flexible
Angebote und trägt gleichzeitig dazu bei, die Destination insgesamt attraktiver für Veranstaltungen zu machen.
Wenn Business Event und Destination zusammengebracht werden
Das Beispiel Schloss Basthorst zeigt damit auch eine Entwicklung, die für die Tagungsregion Rostock
und Mecklenburg-Vorpommern interessant ist: Die Wahl einer Location lässt sich zunehmend im
Zusammenhang mit ihrem Umfeld betrachten.
Historische Gutshäuser und Schlösser, Natur, die Nähe zur Ostsee und regionale Angebote eröffnen
Möglichkeiten, klassische Tagungsprogramme um gemeinsame Aktivitäten und besondere
Veranstaltungsbausteine zu ergänzen.
Dabei kann eine Geschäftsreise zugleich zum ersten Kontakt mit einer Region werden. Marjon
Wolthuis berichtet beispielsweise, dass Tagungsgäste Schloss Basthorst später auch privat wieder
besuchen.
Für Destinationen liegt darin eine interessante Schnittstelle zwischen Business Events und
touristischem Erlebnis: Eine Veranstaltung bringt Menschen an einen Ort – wie sie diesen Ort erleben und in Erinnerung behalten, wird auch durch das Umfeld, die Gastgeber und die gemeinsamen Erfahrungen geprägt.
Persönliche Begegnung bewusst gestalten
Gerade wenn viele Informationen jederzeit digital verfügbar sind und Arbeitsprozesse zunehmend
digital oder KI-gestützt stattfinden können, stellt sich für Präsenzveranstaltungen eine grundlegende
Frage: Wofür lohnt es sich, Menschen an einem Ort zusammenzubringen?
Eine mögliche Antwort liegt weniger im Tagungsraum selbst als in dem, was dort und drumherum
entsteht: persönliche Gespräche, neue Kontakte, gemeinsames Arbeiten und Erfahrungen, die eine
Videokonferenz nicht in gleicher Weise abbildet.
Orte wie Schloss Basthorst bieten dafür einen möglichen Rahmen – mit Raum zum Arbeiten, Natur
vor der Tür und Möglichkeiten, die gemeinsame Zeit auch außerhalb des eigentlichen
Tagungsprogramms zu gestalten.
Das vollständige Gespräch mit Marjon Wolthuis
Wie haben sich Veranstaltungsanfragen konkret verändert? Was erwarten Tagungsgäste heute von
einer Location? Welche Rolle spielen Gastgeberkultur, Natur und regionale Zusammenarbeit? Und
woran erkennt Marjon Wolthuis, dass eine Veranstaltung wirklich gelungen ist?
Im ausführlichen Interview des Rostock Convention Bureau gibt die Hoteldirektorin und Gastgeberin
von Schloss Basthorst Einblicke in ihre Erfahrungen und die Entwicklung von Business Events in der
Region.
