Dass Unternehmer für bestimmte Fehlentscheidungen in Regress genommen werden, ist weidlich bekannt. Das gilt aber auch für Fehler von Mitarbeitern, gerade auch in der alltäglichen steuerlichen Handhabung.
Gerade in größeren Hotel- und MICE-Unternehmen ist es üblich, dass viele operative Tätigkeiten auf verschiedene Mitarbeiter aufgeteilt sind. Vertrieb, Einkauf, Produktion, Buchhaltung, Personal: Das übernehmen die Angestellten, denn der Unternehmer ist für strategische Fragestellungen und wichtige Kunden zuständig. In diesem Zusammenhang haben die Mitarbeiter dann regelmäßig mit steuerrelevanten Fragestellungen zu tun, deren Bedeutung und Risikolastigkeit oftmals nicht einmal der Geschäftsführung bewusst sind.
Doch das birgt große Risiken für Unternehmen – denn in Hotellerie, Gastronomie und MICE ist die steuerliche Handhabung in der Praxis nicht immer einfach. Die Branche arbeitet mit Kassentechnik, es müssen verschiedene Umsatzsteuersätze beachtet werden – da können schnell Fehler passieren. Doch genau diese Fehler, zum Beispiel falsche Buchungen zu Stoßzeiten oder der falsch ausgewiesene Mehrwertsteuersatz bei der Sauna- und Parkplatznutzung, können dem Geschäftsführer schnell auf die Füße fallen.
Denn der Gesetzgeber erwartet von Unternehmen aller Branchen und Größen, dass alle fiskalischen Pflichten umfassend erfüllt werden. Verstöße werden konsequent geahndet, auch wenn diese unabsichtlich, also beispielsweise aufgrund von Handhabungs- oder Kommunikationsfehlern, passiert sind. Unwissenheit und Versehen sind kein Schutz vor Nachverfolgung durch die Finanzbehörden. Besonders gefährlich wird dies, weil Unternehmen für Verstöße ihrer Mitarbeiter, die zu Steuerverkürzungen führen, zumindest finanziell einzustehen haben. Diese Verstöße gegen das Steuerrecht gehen immer voll zu Lasten des Unternehmens, aber auch des Unternehmers, mit allen finanziellen sogar bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen.
Deshalb sollten sich Hotel- und MICE-Unternehmer dringend mit diesen steuerlichen Haftungsrisiken befassen und ein System dafür finden, mit diesen Risiken umzugehen. „Tax Compliance Management“ ist das Stich- und Zauberwort dabei. Darunter versteht man, die Einhaltung aller Vorschriften und Pflichten sowie der unternehmensinternen Richtlinien im Bereich Steuern systematisch und präventiv abzusichern. Das heißt konkret: Unternehmen müssen eine Vielzahl von fiskalischen Sachverhalten überwachen, um der Tax Compliance zu entsprechen. Dazu gehören unter anderem die Erfassung und Bewertung aller steuerlichen Risiken, Strukturierung und Dokumentation aller steuerlicher Vorgänge sowie die Identifikation und Implementierung steuerlicher Anpassungen. Und vor allem müssen sie diese Überwachung dokumentieren und bei den Mitarbeitern verankern. Nur auf diese Weise ist es möglich, dass sich Geschäftsführer vor den Risiken persönlicher Anspruchnahme absichern können – dann können sie nachweisen, dass sie alles dafür getan haben, steuerliche Verfehlungen zu verhindern.
Dieser Prozess umfasst mehrere Schritte. Der erste Schritt ist die Risikoanalyse, -bewertung und -dokumentation anhand branchenspezifischer Prüfmuster. Im Anschluss werden Richtlinien erstellt, die rechtssicher die einzelnen Punkte behandeln und als Nachweis dafür gelten, dass eine Organisation und deren Verantwortliche im Sinne des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) dafür Sorge tragen, dass aus dem Unternehmen heraus keine Gesetzesverstöße gegen steuerliche Vorschriften erfolgen. Die Maßnahmen werden durch Schulungen bei den Mitarbeitern verankert und regelmäßig überprüft.
Tax Compliance ist kein Thema der Großen, denn der Gesetzgeber verfolgt auch Verstöße kleiner und mittlerer Unternehmen. Daher sollten sich Hotel- und MICE-Unternehmer mit diesem Thema schnellstmöglich befassen.
Über den Autor
Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Helmut König ist Partner der BBWP GmbH, einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Sitz in Düsseldorf, die eng mit der internationalen Wirtschaftskanzlei Beiten Burkhardt (www.beiten-burkhardt.com) kooperiert. Die BBWP GmbH bietet umfassende Leistungen in Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und betriebswirtschaftlicher Beratung und besitzt besondere Expertise in der Begleitung mittelständischer Mandanten. Weitere Informationen unter www.bbwp-audit.com
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