Die Zeiterfassungspflicht ist in aller Munde – und das aus gutem Grund. Spätestens seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom September 2022 steht fest: Arbeitgeber in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch zu dokumentieren.
Für das Gastgewerbe, das stark durch unregelmäßige Schichten, Teilzeitkräfte und Aushilfen geprägt ist, wirft das einige besondere Fragen auf. Wie lässt sich die Pflicht zur Zeiterfassung in der Praxis umsetzen – und welche rechtlichen Konsequenzen drohen bei Verstößen?
Gesetzliche Grundlage: Was bedeutet „Zeiterfassungspflicht“ konkret?
Bevor wir ins Detail gehen, wollen wir zunächst die rechtliche Grundlage der Zeiterfassungspflicht klären. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) stützte sich in seinem Urteil auf eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019. Dieser hatte entschieden, dass Arbeitgeber ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen müssen. Ziel ist es, Überstunden rechtssicher zu dokumentieren und die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze zu gewährleisten – zum Schutz der Mitarbeitenden.
In Deutschland wird derzeit an einem konkreten Gesetz gearbeitet. Der Referentenentwurf aus dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) sieht unter anderem folgende Maßnahmen vor:
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen elektronisch dokumentiert werden.
- Die Aufzeichnung muss am selben Kalendertag erfolgen.
- Die Verantwortung liegt klar beim Arbeitgeber – selbst wenn Mitarbeitende ihre Zeiten selbst erfassen.
Einzelheiten zum Gesetzentwurf und zur Auslegung der Arbeitszeiterfassung bietet das BMAS auf seiner Website.
Besondere Herausforderungen im Gastgewerbe
Die Umsetzung dieser Vorgaben ist für die Hotellerie, Gastronomie und Veranstaltungsbranche nicht trivial. Drei Herausforderungen stechen dabei besonders hervor:
1. Unregelmäßige Schichtarbeit
Das Gastgewerbe lebt von Flexibilität: spontane Schichtwechsel, Wochenendarbeit, Last-Minute-Dienstplanänderungen. Ein statisches Zeiterfassungssystem reicht hier nicht aus. Vielmehr braucht es anpassungsfähige Tools, die Echtzeit-Änderungen abbilden können – etwa mobile Apps oder cloudbasierte Plattformen.
2. Hoher Anteil an Aushilfen und Minijobbern
Saisonkräfte, Studierende, kurzfristig Beschäftigte – viele dieser Arbeitsverhältnisse sind nicht standardisiert. Dennoch gelten die gleichen gesetzlichen Pflichten zur Zeiterfassung. Das macht eine effiziente, zentrale Verwaltung notwendig. Papierbasierte Lösungen stoßen hier schnell an ihre Grenzen.
3. Verteilte Teams und wechselnde Einsatzorte
In der Eventgastronomie, auf Messen oder in Hotelketten mit mehreren Standorten arbeiten Teams oft ortsunabhängig. Die Zeiterfassung muss auch mobil, synchronisierbar und standortübergreifend funktionieren – idealerweise über eine einheitliche digitale Plattform.
Diese Herausforderungen machen deutlich, wie wichtig eine flexible und rechtskonforme Lösung für die Zeiterfassung im Gastgewerbe ist. Ein Blick in die Praxis zeigt, dass diese Anforderungen nicht nur theoretischer Natur sind: Ein Beitrag auf Pregas.de zur Personaleinsatzplanung in der Hotellerie gibt hilfreiche Impulse zur Optimierung und stellt branchenspezifische Lösungsansätze vor.
Was ist jetzt zu tun?
Auch wenn das finale Gesetz zur Zeiterfassungspflicht noch aussteht, ist klar: Die Einführung wird kommen – und das bald. Arbeitgeber im Gastgewerbe sollten jetzt aktiv werden, um Zeitdruck und Risiken zu vermeiden.
1. Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse
Wie wird Arbeitszeit derzeit dokumentiert? Via Excel, Stundenzettel, App oder gar nicht? Wichtig ist die Prüfung:
- Ist die Lösung manipulationssicher?
- Ist sie vollständig und gesetzeskonform?
- Können Aufzeichnungen fristgerecht vorgelegt werden?
2. Digitale Lösungen einführen
Analoge Systeme sind fehleranfällig und nicht rechtskonform. Moderne Unternehmen setzen daher auf digitale Tools, die auch mobil nutzbar sind und sich in bestehende Prozesse einfügen. Besonders geeignet ist eine Software für Zeiterfassung wie Lucca Timesheet, die nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllt, sondern auch das Personalmanagement erleichtert.
3. Mitarbeitende einbinden und schulen
Ein Tool ist nur so effektiv wie seine Nutzer:innen. Mitarbeitende müssen verstehen, wann und wie sie ihre Zeiten erfassen müssen. Schulungen, klare Regeln und Benutzerfreundlichkeit sind entscheidend für den Erfolg – und beugen späteren Konflikten vor.
4. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Prozesse
Sobald digitale Systeme eingeführt und Mitarbeitende geschult wurden, sollte regelmäßig überprüft werden, ob die Zeiterfassung tatsächlich den gesetzlichen Anforderungen entspricht und effizient funktioniert. Ein kontinuierlicher Feedback-Loop mit den Mitarbeitenden und regelmäßige Updates der Software stellen sicher, dass das System jederzeit den aktuellen Anforderungen gerecht wird und keine rechtlichen oder betrieblichen Risiken entstehen.
Was passiert bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht?
Wer die Pflicht zur Zeiterfassung ignoriert oder unzureichend umsetzt, setzt sich handfesten Risiken aus:
- Bußgelder: Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz drohen Strafen von bis zu 30.000 Euro.
- Beweislastumkehr: Kommt es zum Streit über Überstunden, ist der Arbeitgeber in der Beweispflicht – ohne systematische Erfassung kaum zu gewinnen.
- Reputationsschäden: In einem Markt mit massivem Fachkräftemangel zählt Fairness. Verstöße können Bewerber abschrecken und das Arbeitgeberimage schädigen.
Fazit: Zeiterfassung ist mehr als eine Pflicht – sie ist eine Chance
Die Zeiterfassungspflicht mag auf den ersten Blick wie eine bürokratische Last erscheinen – doch sie bietet auch Chancen. Wer frühzeitig auf digitale Systeme umstellt, kann nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllen, sondern auch Effizienzgewinne, mehr Transparenz und bessere Planbarkeit erzielen.
Insbesondere im Gastgewerbe, wo Ressourcen knapp sind, wird Zeit zum strategischen Faktor. Eine moderne Zeiterfassung ist daher mehr als ein Tool zur Einhaltung der Vorschriften – sie ist ein Baustein für nachhaltigen Unternehmenserfolg.
Tipp: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um interne Prozesse zu überprüfen. Unternehmen, die sich jetzt vorbereiten, sichern sich einen Vorsprung – rechtlich wie operativ.
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