Viele Gastronomen zerbrechen sich den Köpf, wie sie einen perfekten Dienstplan erstellen können. Wie schaffen Sie es als Gastronom, den Bedürfnissen Ihres Betriebes gerecht zu werden und zeitgleich in die zufriedenen Gesichter Ihres Personals schauen zu können?
Da gibt es zum Beispiel eine Vielzahl von gesetzlichen Bestimmungen, die Sie beachten müssen. Auch das jeweilige Auftragsvolumen spielt eine große Rolle. Welche Kennzahlen müssen Sie einbeziehen? Wie kann ein Schichtplan als Instrument der Personaleinsatzplanung zur Lösung der vielseitigen Probleme beitragen?
Die Kennzahlen als wesentlicher Faktor der Personalplanung
Um eine Unter- oder Überbesetzung zu vermeiden, sollten bestimmte Überlegungen in die Personalplanung einfließen. Das erste Kriterium ist die Zahl der Kunden, die täglich in Ihrer Gastronomie zu Gast sind. Als Nächstes gilt es zu überdenken, wie viel Gäste ein Mitarbeiter pro Stunde bedienen kann. Ebenfalls wichtig ist es, wie viel Umsatz ein Mitarbeiter pro Stunde erzielen kann. Diesen ermittelten Werten sollten Sie Ihre Personalkosten gegenüberstellen. Mit etwas Zeitaufwand können Sie so einen soliden Dienstplan erstellen. Alternativ gibt es Anbieter für Softwareprogramme, die Ihnen dabei helfen, Ihre Personalplanung zu optimieren. Die meisten elektronischen Kassensysteme unterstützen Sie darüber hinaus bei der Erstellung der erforderlichen Kennzahlen.
Warum die durchschnittliche Zahl der Kunden am Tag wichtig ist
Um zu erkennen, welche Tage in Ihrem Betrieb – egal ob Bar, Restaurant oder Gaststätte – die umsatzstärksten sind, ist es unverzichtbar, eine genaue Analyse der jeweiligen Frequenz zu erstellen. Idealerweise sollten Sie einen längeren Zeitraum von mindestens zwei Wochen betrachten. Eine Betrachtung des gesamten Jahres und dessen Unterteilung in einzelne Abschnitte hilft Ihnen weiter, um zu ermitteln, welche saisonalen Unterschiede sich ergeben. Insbesondere bei Veranstaltungen oder größeren Festlichkeiten lohnt es sich zum Beispiel die Vorjahreswerte heranzuziehen.
Die Relevanz der Kundenfrequenz pro Stunde und Mitarbeiter
Mit dieser Kennzahl ermitteln Sie, wie viele Kunden ein Mitarbeiter pro Stunde bedienen kann. Diese Kennzahl kann je nach der jeweiligen Verweildauer der Gäste sehr unterschiedlich ausfallen. Experten sprechen davon, dass ein guter Servicemitarbeiter bis zu 20 Gäste und mehr bedienen kann. Auch hier sollten Sie einen Zeitraum von mindestens 14 Arbeitstagen eines Mitarbeiters unter die Lupe nehmen. Die Auswertungen der Ergebnisse geben Ihnen zum Beispiel auch Aufschluss darüber, wie Sie eine ideale Auslastung Ihres Personals erreichen können.
Die erzielten Umsätze pro Mitarbeiter und Stunde
Die Vorgehensweise ist wie zuvor. Überprüfen Sie die Werte eines Zeitraums von wenigstens zwei Wochen. Die Zahlen lassen nicht nur Rückschlüsse auf die Leistungsfähigkeit der einzelnen Mitarbeiter zu, sondern auch auf die Personalkosten in Relation zum Umsatz. Setzen Sie die Mitarbeiter mit den besten Ergebnissen möglichst an den hoch frequentierten Tagen ein.
Welche rechtlichen Vorgaben sind bei der Personalplanung zu beachten?
Die Besonderheit in der Gastronomie liegt darin, dass die Öffnungszeiten die täglich erlaubten Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter deutlich überschreiten. So müssen zum Beispiel zwischen zwei Arbeitseinsätzen mindestens elf Stunden liegen. Einmal in der Woche muss die Ruhezeit mindestens 24 Stunden betragen. Ihren Arbeitnehmern stehen darüber hinaus 15 freie Sonntage zu. Für Minderjährige gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz, das die erlaubten Arbeitszeiten weiter eingrenzt. So sind hier beispielsweise 12 Stunden Ruhezeit zwischen den Einsätzen vorgeschrieben. Weiterhin zu beachten ist das Mindestlohngesetz sowie die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung. All diese Bestimmungen müssen bei der Personalplanung berücksichtigt werden.
Personalplanung mithilfe geeigneter Software
Mit einer Kasse mit entsprechender Software wird die Erstellung der Dienstpläne deutlich vereinfacht. Wer auf gute Personalplanung setzt, wird sich langfristig sehr wahrscheinlich über mehr Umsatz und mehr Gewinn freuen können. Zeitgleich werden Ihre Mitarbeiter, aber auch Ihre Gäste dank der optimierten Personalbesetzung und vielen weiteren Vorteilen deutlich zufriedener sein.
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