Wie die Reederei „Hauptstadtfloß“ mit beevent seine Eventplanung automatisiert
Über 1.000 Fahrten pro Saison, 11 Boote, volle Auslastung – und trotzdem weniger Abstimmungsaufwand: Die Berliner Reederei Hauptstadtfloß zeigt, wie digitale Eventplanung heute funktionieren kann. Seit einem Jahr arbeitet das Team mit beevent – dem Digitalen Event Manager und hat damit einen zentralen Engpass der Eventbranche gelöst: zeitintensive Detailabstimmungen, manuelle Kommunikation und fehlende Transparenz.
Das Ergebnis ist messbar: rund 70 % Zeitersparnis in der Eventabstimmung, ein um 13 % höherer durchschnittlicher Auftragswert und zusätzliche Umsätze durch integriertes Upselling – ohne zusätzliche Sales-Ressourcen. Kunden planen ihr Event eigenständig, wählen Zusatzleistungen bewusst aus und entlasten damit gleichzeitig das Eventteam.
Im Interview erklärt Toni Kaiser von Hauptstadtfloß, warum beevent heute ein fester Bestandteil der operativen Prozesse ist, wie sich selbst komplexe Eventanforderungen skalieren lassen – und weshalb sich ein Betrieb mit hoher Auslastung digitale Planungstools künftig kaum noch leisten kann, nicht einzusetzen.
8 Interviewfragen an Toni Kaiser vom Hauptstadtfloß
1. Wie haben Sie es früher geschafft, den Überblick über Buchungen, Sonderwünsche und Wetter-Umschichtungen bei bis zu 11 Booten zu behalten – und was hat sich mit beevent verändert?
Früher haben wir mit einer Kombination aus Google-Kalendern, E-Mails und handschriftlichen Notizen auf ausgedruckten Eventzetteln gearbeitet. Das war sehr aufwendig, teilweise noch analog und entsprechend fehleranfällig. Mit beevent haben wir heute alle relevanten Informationen an einem zentralen, digitalen Ort gebündelt. Jeder Mitarbeiter findet dort sofort alle Details, und auch unsere Kunden können jederzeit den aktuellen Stand ihres Events einsehen. Das hat unsere Abläufe deutlich transparenter und sicherer gemacht.
2. Wie viel Zeit hat Ihr Team vorher mit telefonischen Rückfragen und E-Mail-Pingpong bei Anfragen verbracht – und wie sieht das heute aus?
Bei über 1.000 Fahrten pro Saison auf 11 Booten hatten wir einen enormen Abstimmungsaufwand – zu Fahrzeiten, Personenzahlen, Anlegestellen sowie zur detaillierten Essens- und Getränkeauswahl.
Früher haben wir jedem Kunden manuell eine individuelle E-Mail auf Basis der Auftragsbestätigung erstellt und die gesamte Kommunikation per Telefon und E-Mail geführt.
Mit beevent hat sich das grundlegend verändert: Wir legen die Parameter einmal im System an und senden dem Kunden sein Event digital zu. Er kann alle Optionen selbst auswählen, Dokumente einsehen und offene Punkte ergänzen. Dadurch haben sich E-Mails und Rückfragen um rund 70 % reduziert.
Ein sehr positiver Nebeneffekt: Durch diese transparente Selbstbedienung konnten wir unseren durchschnittlichen Auftragswert um rund 13 % steigern – ganz ohne zusätzliche Sales-Arbeit. Viele Kunden entscheiden sich eigenständig für eine größere Getränkepauschale, mehr Catering oder zusätzliche Leistungen, weil sie diese im System übersichtlich präsentiert bekommen.
3. Wie hilft Ihnen beevent konkret dabei, in der Hochsaison trotz voller Auslastung die Kontrolle zu behalten?
beevent verschafft uns einen klaren Überblick darüber, welche Events bereits final abgestimmt sind und wo noch Informationen fehlen. Über Berichte und Auswertungen sehen wir sofort, an welchen Stellen noch Handlungsbedarf besteht. Das ist deutlich effizienter, als früher einzelne Zettel zu prüfen oder im Google-Kalender nach fehlenden Informationen zu suchen – gerade in der Hochsaison ein enormer Vorteil.
4. An welcher Stelle spart der Digitale Event Manager euch am meisten Zeit?
Vor allem bei der Detailabstimmung und der Kundenkommunikation. Der Kunde arbeitet aktiv mit, klickt sich selbst durch die Optionen und hinterlegt alle relevanten Informationen direkt im System.
Zusätzlich entsteht dadurch ein intelligenter Upselling-Effekt: Kunden wählen oft ganz bewusst höherwertige Optionen, ohne dass wir aktiv verkaufen müssen. Das spart Zeit, erhöht gleichzeitig die Qualität des Events – und steigert unseren Umsatz nachhaltig.
5. Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Gästen oder Firmenkunden zum Planungsprozess mit beevent?
Viele Kunden empfinden den gesamten Prozess als deutlich professioneller und schätzen es sehr, aktiv in die Planung eingebunden zu sein.
Besonders positiv wird wahrgenommen, dass sie jederzeit Zugriff auf ihr Event haben und Änderungen oder Ergänzungen selbst vornehmen können. Das gibt Sicherheit und ein gutes Gefühl in der Vorbereitung.
6. Wie sorgt beevent bei Ihnen intern für eine bessere Abstimmung zwischen Eventmanagern, Servicepersonal und den Skippern?
Intern verbessert beevent vor allem die Abstimmung zwischen Eventmanagement und Organisation.
Unsere Mitarbeiter aus Service und Nautik haben keinen direkten Systemzugang, profitieren aber stark von den deutlich detaillierteren und sauber aufbereiteten Eventzetteln. Das sorgt für weniger Rückfragen und einen reibungsloseren Ablauf am Veranstaltungstag.
7. Hatten Sie zunächst Bedenken, ob eine Softwarelösung wirklich zu einem „so mobilen“ Betrieb passt – und wie haben sich diese aufgelöst?
Wir waren dem Thema von Anfang an sehr offen gegenüber und positiv eingestellt. Umso mehr freuen wir uns, wie gut alles funktioniert und wie schnell sich beevent in unseren Alltag integriert hat.
Natürlich haben wir auch Wünsche für die Zukunft – etwa einen vollständig digitalen Eventzettel, einen vorgelagerten Angebotsgenerator oder weitere Funktionen für die Nachbereitung. Aber schon jetzt ist der Mehrwert für uns sehr groß.
8. Wenn Sie an den nächsten Sommer denken: Welche Rolle spielt beevent darin, damit alles läuft – trotz voller Boote und hoher Nachfrage?
beevent ist inzwischen fest in unsere Prozesse eingebaut. Einen Betrieb ohne dieses System können wir uns ehrlich gesagt nicht mehr vorstellen.
Neben der organisatorischen Entlastung sehen wir großes Potenzial, das Thema Upselling weiter auszubauen. Bereits heute konnten wir unseren Auftragswert seit Einführung von beevent um rund 13 % steigern.
Im Weihnachtsgeschäft war der Effekt sogar noch deutlicher: Bei Weihnachtsfeiern haben rund 34 % der Kunden zusätzliche Leistungen wie Weihnachtsgebäck oder Extras gebucht – obwohl sie diese ursprünglich am Telefon abgelehnt hatten.
Für die Zukunft möchten wir unseren Kunden noch mehr passende Zusatzleistungen anbieten und ihnen damit die Möglichkeit geben, ihr Event eigenständig weiter aufzuwerten – einfach, transparent und ohne zusätzlichen Aufwand auf beiden Seiten.
Über beevent
beevent ist die spezialisierte Software für die Kundenkommunikation in der Veranstaltungsplanung. Sie ersetzt endlose Telefonate, E-Mail-Fluten und unübersichtliche Excel-Sheets. Stattdessen führt beevent Kunden intuitiv durch die Planung, entlastet Eventmanager:innen und steigert durch konsequentes Upselling die Umsätze. Geeignet für Eventlocations, Hotels, Caterer sowie Corporate Planner und Agenturen.
Pressekontakt
Fabian Lau
beevent GmbH
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