Die Gastronomie- und Hotelbranche ist für ihre Dynamik bekannt – und für ihre Herausforderungen. Seit Jahren kämpfen Betriebe mit einem zunehmenden Fachkräftemangel, der sich durch die Pandemie noch einmal drastisch verschärft hat. Laut einer des Deutschen Hotel- und Gaststättenverbands (DEHOGA) fehlen in Deutschland zehntausende Arbeitskräfte, insbesondere in Service, Küche und Rezeption. Die Folge: Überlastete Mitarbeitende, eingeschränkte Öffnungszeiten und sinkende Servicequalität.
Während viele Unternehmen versuchen, durch gezielteres Recruiting oder attraktivere Arbeitsbedingungen gegenzusteuern, wird ein anderer Hebel oft übersehen: Die Digitalisierung interner Prozesse, insbesondere in der Personalverwaltung.
Ursachen des Personalmangels
Die Gründe für den anhaltenden Personalmangel sind vielfältig. Neben dem demografischen Wandel spielen auch veränderte Erwartungen an Arbeitszeiten, Work-Life-Balance und Arbeitsplatzsicherheit eine Rolle. Viele ehemalige Beschäftigte haben sich nach den Corona-bedingten Schließungen dauerhaft umorientiert. Gleichzeitig gelingt es der Branche bisher nur bedingt, junge Talente für sich zu gewinnen.
Insbesondere kleinere Betriebe stehen vor der Herausforderung, mit begrenzten Ressourcen eine immer komplexere Personalsituation zu managen. Flexible Arbeitszeitmodelle, gesetzliche Anforderungen wie die verpflichtende Arbeitszeiterfassung, kurzfristige Ausfälle und eine hohe Mitarbeiterfluktuation stellen hohe Anforderungen an die Organisation.
Entlastung durch digitale Tools
Genau hier können digitale Lösungen einen spürbaren Unterschied machen. Sie helfen dabei, wiederkehrende administrative Aufgaben zu automatisieren, Transparenz zu schaffen und Führungskräfte im Tagesgeschäft zu entlasten. Beispiele dafür sind:
- Digitale Schichtplanung mit Echtzeitverfügbarkeit und automatischer Berücksichtigung von Arbeitszeitmodellen oder Urlauben
- Zeiterfassungssysteme, die rechtskonform und flexibel einsetzbar sind (stationär oder mobil)
- Zentrale Mitarbeiterdatenbanken, die alle relevanten Informationen DSGVO-konform bündeln
- Digitale Onboarding-Workflows, die neuen Mitarbeitenden den Einstieg erleichtern und Führungskräften Zeit sparen
Ein zentraler Vorteil solcher Lösungen: Sie reduzieren den administrativen Aufwand spürbar – und schaffen dadurch Freiräume für das, was wirklich zählt: die Arbeit am Gast und mit dem Team.
Wer seine Prozesse modernisiert, verschafft sich nicht nur Effizienzgewinne, sondern wird auch als moderner Arbeitgeber attraktiver. In Zeiten, in denen Fachkräfte immer stärker darauf achten, wie professionell und wertschätzend mit ihnen umgegangen wird, ist das ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil.
Eine hilfreiche Maßnahme kann der Einsatz von einer Software zur Vereinfachung Ihrer Personalverwaltung sein. Sie unterstützt Betriebe bei der strukturierten Organisation von Arbeitszeit, Abwesenheiten, Lohnunterlagen und vielen weiteren HR-Prozessen – auch standortübergreifend und mehrsprachig.
Mehr Transparenz, weniger Fehler
Ein häufiger Schwachpunkt in vielen Betrieben ist die händische oder Excel-basierte Planung, die fehleranfällig ist und kaum Überblick erlaubt. Kommen kurzfristige Krankmeldungen oder Urlaubsanfragen hinzu, geraten selbst eingespielte Teams schnell an ihre Grenzen.
Die Digitalisierung in der Hotelbranche und Gastronomie ermöglicht es Betrieben, genau diese Schwachstellen gezielt zu beheben und Abläufe deutlich effizienter zu gestalten.
Digitale Systeme bieten hier ein Höchstmaß an Übersichtlichkeit und können Mitarbeitenden über Apps oder Self-Service-Portale eigene Daten oder Schichten einsehbar machen. Das verbessert nicht nur die Kommunikation, sondern stärkt auch die Eigenverantwortung.
Wettbewerbsfähigkeit durch moderne Personalprozesse
In einem stark umkämpften Marktumfeld entscheidet nicht nur die Qualität von Speisen oder der Komfort von Zimmern über den Erfolg eines Betriebs, sondern zunehmend auch die Qualität der internen Abläufe. Gerade im Bereich Personalwesen zeigt sich: Wer moderne Prozesse etabliert, hat im Wettbewerb um Fachkräfte und Kundenzufriedenheit die Nase vorn.
Gastronomiebetriebe und Hotels, die digitale Tools zur Unterstützung ihrer Personalverwaltung einsetzen, können schneller reagieren, transparenter kommunizieren und bessere Entscheidungen treffen. Darüber hinaus lassen sich mit digitalen Lösungen auch saisonale Schwankungen besser abfedern. In der Hochsaison ermöglicht etwa eine vorausschauende Planung auf Basis von Datenanalysen eine gezieltere Personalsteuerung, während in ruhigeren Zeiten unnötige Überbesetzungen vermieden werden können.
Rechtssicherheit und Compliance
Neben der Entlastung im Tagesgeschäft bieten digitale Tools einen weiteren, nicht unwesentlichen Vorteil: Rechtssicherheit. Ob Dokumentationspflichten, DSGVO-konforme Datenverarbeitung oder die seit 2023 geltende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – ein gut strukturiertes HR-System hilft, den Überblick zu behalten und gesetzlichen Anforderungen zuverlässig nachzukommen.
Laut Bundesarbeitsgericht müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden aktiv erfassen – ein Thema, das gerade in Schichtbetrieben wie der Gastronomie mit klassischen Methoden schwer umzusetzen ist.
Der Fachkräftemangel in der Hotellerie und Gastronomie wird nicht von heute auf morgen verschwinden. Doch Betriebe sind diesem Problem nicht hilflos ausgeliefert. Wer seine internen Prozesse modernisiert, insbesondere im Personalbereich, kann vorhandene Ressourcen besser nutzen, Führungskräfte entlasten und Mitarbeitende langfristig binden.
Digitale Tools sind keine Wunderwaffe, aber sie sind ein wichtiger Baustein in der Zukunftssicherung der Branche – und ein Zeichen an bestehende wie potenzielle Mitarbeitende, dass ihr Arbeitsplatz modern, strukturiert und professionell geführt wird.
Bildquelle: Adobe Express
