Alexandra Bergerhausen im Gespräch mit Julia Grothe von Cvent: Wie Technologie den Planungsalltag vereinfach
Im Interview mit Julia Grothe von Cvent wird deutlich, wie stark sich das Event-Sourcing aktuell verändert: weg von manueller Recherche hin zu zentralen, datenbasierten Prozessen. Mit dem Cvent Supplier Network bündeln Planer:innen Recherche, Ausschreibungen und Angebotsvergleiche in einer Plattform und gewinnen so vor allem an Zeit, Transparenz und Verhandlungssicherheit.
Gleichzeitig zeigt das Gespräch, welches Potenzial in strukturierten Daten und KI liegt: Mit CventIQ werden Arbeitsabläufe zusätzlich vereinfacht, ohne die Kontrolle aus der Hand zu geben. Insgesamt wird klar: Technologie wird zum entscheidenden Hebel, um Eventprozesse effizienter und strategischer zu steuern.
Welchen konkreten Mehrwert bietet Ihr Supplier Network im Vergleich zur eigenen Recherche oder bestehenden Partnernetzwerken?
Wenn Planer:innen selbst recherchieren, arbeiten sie meist mit einer Mischung aus Google-Suche, E-Mails und Excel-Listen, die überall verteilt sind. Mit dem Cvent Supplier Network holen sie all das in eine Plattform. Dort haben sie Zugriff auf fast 340.000 Hotels und Locations weltweit und können sehr gezielt nach Kapazitäten, Location-Typ, Lage, Ausstattung oder Nachhaltigkeitskriterien filtern ohne jedes Mal wieder ganz von vorne zu beginnen.
Aus dieser Suche heraus können sie mit nur wenigen Klicks eine Ausschreibung an mehrere Häuser gleichzeitig schicken und alle Antworten zentral managen. Die Angebote werden übersichtlich nebeneinander dargestellt, inklusive Raten, Inklusivleistungen und Konditionen. Über die Zeit entsteht so ein sehr klares Bild über alle RFPs, Ergebnisse und den gesamten Spend. Dieser Mix aus Reichweite, Struktur und Transparenz geht deutlich weiter als ein klassisches Partnernetzwerk oder eine rein manuelle Recherche.
Wie stellen Sie sicher, dass die Informationen zu Anbietern im Supplier Network stets aktuell und verlässlich sind?
Ein wesentlicher Qualitätsfaktor sind die Anbieter selbst. Hotels und Locations pflegen ihre Profile im Cvent Supplier Network eigenständig und aktualisieren dort Angaben wie Kapazitäten, Raumpläne, Ausstattung, Zertifizierungen oder Bildmaterial. Wir unterstützen das durch eine klare Self-Service-Oberfläche und regelmäßige Erinnerungen, Inhalte zu prüfen und zu aktualisieren.
Auf der technischen Seite verbinden wir uns, wo möglich, mit Hotelsystemen über automatisierte Datenfeeds und konsolidieren unsere eigenen Venues in einer gemeinsamen, qualitätsgesicherten Datenbasis. Dort greifen Prüfmechanismen, um Dubletten zu erkennen und Inkonsistenzen zu vermeiden. Kurz gesagt: Die Kombination aus lieferantengepflegten Profilen und strukturiertem Datenmanagement sorgt dafür, dass die Informationen verlässlich bleiben.
In welchen Bereichen oder Regionen sehen Sie derzeit das größte Potenzial für die Weiterentwicklung Ihres Netzwerks?
Ich sehe weiterhin großes Potenzial in Europa und insbesondere in der DACH-Region. Viele Unternehmen professionalisieren aktuell ihre Meeting- und Eventprogramme und möchten weg von rein ad-hoc getriebenem Sourcing. Sie suchen eine Plattform, in der ihre Richtlinien, bevorzugten Häuser und Budgets sauber abgebildet werden können.
Gleichzeitig steigt das Interesse an Sekundär- und Tertiärdestinationen aus Kosten- und Nachhaltigkeitsgründen, aber auch, weil neue Eventkonzepte gefragt sind. Hier bauen wir unsere Abdeckung kontinuierlich aus. Für global agierende Unternehmen wird außerdem der länderübergreifende Blick wichtiger: Sie möchten in Europa, Nordamerika und APAC nach vergleichbaren Standards sourcen. Auch das treibt die Weiterentwicklung des Netzwerks voran.
Wie genau hilft Ihre Lösung Kunden, den Sourcing-Prozess im Arbeitsalltag spürbar zu vereinfachen?
In der Praxis können Planer:innen den gesamten Sourcing-Prozess in Cvent abbilden: von der ersten Recherche und Shortlist-Erstellung über die RFP-Erstellung und -Kommunikation mit den Hotels bis hin zum Angebotsvergleich und der finalen Vergabeentscheidung. Wiederkehrende Anforderungen lassen sich als Vorlagen speichern, sodass standardisierte Ausschreibungen in wenigen Minuten statt in mehreren Stunden aufgesetzt sind.
Der große Vorteil liegt in der Struktur und Transparenz. Anstatt Informationen in E-Mails und Dateien zu suchen, ist alles in einem System nachvollziehbar dokumentiert. Stakeholder wie Einkauf oder Fachbereiche sehen auf einen Blick, wo ein Projekt steht und warum eine Location ausgewählt wurde. Das reduziert Nachfragen und Abstimmungsschleifen deutlich und sorgt dafür, dass Teams mehr Zeit für Inhalt, Konzept und Stakeholder-Management haben.
Wo sehen Sie aktuell noch Optimierungspotenzial im Sourcing-Prozess innerhalb Ihrer Plattform?
Wir holen uns sehr aktiv Feedback von unseren Kund:innen und sehen mehrere Ansatzpunkte. Ein Schwerpunkt ist, komplexe Abläufe mit vielen Beteiligten noch reibungsloser zu machen, etwa, wenn Genehmigungen, Budgets und interne Richtlinien eine große Rolle spielen. Unser Ziel ist, dass mehr dieser Regeln direkt im Workflow abgebildet werden, damit Planer:innen sie nicht „im Kopf“ mitdenken müssen.
Ein weiterer Punkt ist die Nutzung von Erfahrungswerten aus vergangenen Veranstaltungen. Viele Daten liegen schon vor, zum Beispiel zur Performance einzelner Hotels oder zur Preisentwicklung in bestimmten Märkten. Wir arbeiten daran, diese Informationen im Sourcing-Prozess selbst sichtbarer zu machen, damit Entscheidungen nicht nur auf dem aktuellen Angebot, sondern auch auf den eigenen Erfahrungswerten basieren.
Inwieweit profitieren Ihre Kund:innen nicht nur von Zeitersparnis, sondern auch von konkreten Kostenvorteilen?
Die Zeiteinsparung merkt man sehr schnell, aber die Kosteneffekte sind mindestens genauso spannend. Wenn Angebote sauber strukturiert und vergleichbar sind, lässt sich wesentlich gezielter verhandeln. Man erkennt sofort, welche Häuser wirklich wettbewerbsfähig sind und wo noch Spielraum in Raten oder Concessions besteht.
Weil alle Meetings und Events zentral erfasst sind, gewinnen Unternehmen außerdem einen besseren Überblick über ihren gesamten Event-Spend. Sie können Volumen bündeln, Preferred-Programme aufsetzen oder schärfen und prüfen, ob verhandelte Konditionen tatsächlich genutzt werden. Aus meiner Erfahrung führt diese Kombination aus Transparenz, besserer Vorbereitung und fokussierter Verhandlung über die Zeit zu sehr konkreten Einsparungen.
Wie stellen Sie sicher, dass Preisvergleiche auf Ihrer Plattform transparent und gut vergleichbar bleiben?
Uns ist wichtig, dass Planer:innen „Äpfel mit Äpfeln“ vergleichen können. Sie legen im Vorfeld fest, welche Leistungsbausteine und Kostenpositionen für sie relevant sind. Die Hotels antworten dann in diesem strukturierten Rahmen, statt völlig frei formatierte Angebote zu schicken.
Im Tool selbst erscheinen die Angebote anschließend in einer klaren Side-by-Side-Ansicht mit einheitlichen Kennzahlen. Planer:innen können Kriterien gewichten, eigene Bewertungspunkte ergänzen und Kommentare oder Sonderkonditionen direkt beim jeweiligen Angebot dokumentieren. So entsteht ein Vergleich, der nicht nur auf dem niedrigsten Preis basiert, sondern auf einer nachvollziehbaren Einschätzung von Preis-Leistungs-Verhältnis und Gesamtfit.
Welche konkreten Vorteile bietet CventIQ im Arbeitsalltag von Eventplaner:innen?
Mit CventIQ bringen wir intelligente Unterstützung direkt in die Arbeitsabläufe, die Planer:innen ohnehin schon nutzen. Ein einfaches Beispiel ist die Hotelsuche: Anstatt unzählige Filter zu setzen, kann ich in Alltagssprache beschreiben, was ich suche – etwa „ein Hotel am Wasser mit Platz für zehn parallele Breakout-Sessions“ – und CventIQ hilft, passende Optionen vorzuschlagen.
Darüber hinaus unterstützt CventIQ beim Aufbau von Agenda-Entwürfen, beim Vorbefüllen von RFPs anhand bestehender Dokumente sowie beim Formulieren von Eventtexten, Einladungs-E-Mails oder Social-Postings. Nach dem Event hilft es, Feedback strukturiert zusammenzufassen, sodass zentrale Aussagen nicht in langen Kommentarlisten untergehen. Die Idee dahinter ist nicht, die Expertise von Planer:innen zu ersetzen, sondern ihnen das zeitaufwendige Vorarbeiten abzunehmen.
Wie stellen Sie sicher, dass die Empfehlungen von CventIQ auf robusten, hochwertigen Daten basieren?
Die Stärke von CventIQ liegt darin, dass es eng mit den Daten verknüpft ist, die unsere Kund:innen ohnehin in Cvent verwalten also Venue-Daten, RFPs, Event-Setups sowie Teilnehmer- und Feedbackinformationen. Diese Daten durchlaufen etablierte Sicherheits- und Qualitätsprozesse, bevor sie für intelligente Funktionen genutzt werden.
Genauso wichtig ist mir der Grundsatz, dass CventIQ unterstützt, aber nicht autonom entscheidet. Die Vorschläge, die im Produkt erscheinen, sind immer etwas, das ein:e Planer:in prüfen, anpassen oder verwerfen kann. Wir verstehen KI als Werkzeug, das auf soliden Daten und Fach-Know-how aufsetzt – nicht als Black Box, die im Hintergrund Entscheidungen trifft.
Wie verständlich und leicht nachvollziehbar sind die KI-gestützten Vorschläge für Nutzer:innen ohne technischen Hintergrund?
CventIQ ist für Event- und Hospitality-Profis entwickelt worden, nicht für Data Scientists. Die Unterstützung erscheint genau dort, wo Planer:innen ohnehin arbeiten: in der Hotelsuche, bei der RFP-Erstellung, im Content-Editor oder im Reporting. Die Sprache ist bewusst alltagsnah gehalten, technische Fachbegriffe vermeiden wir, wo es nicht unbedingt nötig ist.
Nutzer:innen müssen keine Modelle konfigurieren oder Parameter einstellen. Sie sehen konkrete Vorschläge und können mit einem Klick entscheiden, ob sie diese übernehmen, anpassen oder ignorieren. Wichtig ist: CventIQ nimmt niemandem die Entscheidung aus der Hand. Auch Menschen, die sich selbst nicht als „Tech-Expert:innen“ sehen, können so sehr natürlich von KI profitieren und behalten trotzdem jederzeit die Kontrolle über ihre Events.
