In der schnelllebigen Welt von Meetings und Events zählt jede Minute. Veranstaltungsplaner müssen ihre Tagungen und Konferenzen effizient organisieren und erwarten von ihren Hotel- und Veranstaltungspartnern nichts weniger als Exzellenz. Das bedeutet vor allem schnelle und präzise Antworten auf ihre Anfragen. Zeit ist hier nicht nur eine Ressource, sondern ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Hotels.
Herausforderungen im Convention & Group Sales
Die Abteilung für Convention & Group Sales steht vor großen Herausforderungen, wenn es darum geht, schnell und effektiv auf Anfragen zu reagieren. Langsame Angebotszeiten können zu erheblichen Umsatzverlusten führen. Diese Probleme in den Fachabteilungen beeinflussen die KPIs, für die der Hotelmanager letztlich verantwortlich ist. Wenn die Abteilung ihre Ziele nicht erreicht, hat dies direkte Auswirkungen auf den Gesamterfolg des Hotels.
Der Einfluss der Angebotsgeschwindigkeit auf die Konvertierungsrate
Die umfassende Auswertung von über 7000 Angeboten, die MICE DESK für seine Hotelpartner in diesem Jahr erstellt hat, zeigt eindeutig die Korrelation und Kausalität zwischen Angebotsgeschwindigkeit und Konvertierungsrate. Die Daten verdeutlichen, dass eine schnelle Reaktion auf Anfragen entscheidend für hohe Konvertierungsraten ist.
Hier einige wichtige Erkenntnisse der Daten:
- Angebote, die innerhalb von 4-5 Stunden erstellt wurden, erzielten die höchste durchschnittliche Konvertierungsrate von 55,88%.
- Ein schnelles Angebot (unter 5 Stunden) wird direkt als sehr kompetent und zuverlässig wahrgenommen und sorgt für einen Wow-Effekt beim Kunden.
- Angebote, die länger als 24 Stunden benötigen, zeigen eine deutlich reduzierte Konvertierungsrate.
Bernd Fritzges, Geschäftsführer von MICE DESK, fasst es treffend zusammen: „Es steht außer Frage, dass es eine Korrelation und Kausalität zwischen Angebotsgeschwindigkeit und Konvertierungsrate gibt. Was mich jedoch überrascht hat, ist, dass die Trendlinie nicht linear verläuft. Dies ändert jedoch nichts daran, dass Angebotszeiten über 24 Stunden ganz eindeutig zu enormen Umsatzeinbußen führen. Daher arbeiten wir jeden Tag daran, in Rücksprache mit unseren Hotelpartnern, die Zeiten gemeinsam zu beschleunigen.“
Erklärung der Trendlinie
Die Trendlinie zeigt, dass die Konvertierungsrate bei schnellen Angebotszeiten (unter 5 Stunden) am höchsten ist, bevor sie in den nächsten Stunden wieder etwas abfällt. Dies könnte darauf hindeuten, dass Kunden, die sehr schnelle Angebote erhalten, von der Effizienz und Professionalität beeindruckt sind, was zu höheren Konvertierungsraten führt. Nach den ersten Stunden bleibt die Konvertierungsrate relativ stabil, bevor sie bei Angebotszeiten über 24 Stunden drastisch abnimmt. Dies bestätigt, dass Verzögerungen bei der Angebotserstellung zu signifikanten Umsatzverlusten führen.
Wie MICE DESK die Angebotszeiten optimiert
MICE DESK hat sich darauf spezialisiert, die gesamte Prozesskette des Convention Sales als Dienstleister voll oder teilweise zu übernehmen. Hier sind einige der Schlüsselmethoden, die MICE DESK einsetzt, um die Angebotszeiten zu verkürzen und die Konvertierungsraten zu steigern:
- Eigenes User Interface und BI-Tool: MICE DESK verwendet ein eigenes User Interface mit Konnektivität zu verschiedenen Property Management Systemen (PMS) und einem eigenen BI-Tool. Diese Technologien beschleunigen die Eingaben im PMS erheblich und ergänzen den Umfang der Auswertungen sinnvoll.
- Prozessoptimierung durch „Vogelperspektive“: Innerhalb des MICE DESK Teams werden die Prozesse aus einer übergeordneten Perspektive optimiert. Performance Dashboards der einzelnen Mitarbeiter werden von einem externen Auditor geprüft und in Einzelgesprächen analysiert, um Verbesserungspotentiale zu identifizieren.
- Detaillierte Prozessanalyse: MICE DESK hat insgesamt 36 Einzelprozesse von Anfrageeingang bis zur Rechnungskontrolle ausfindig gemacht. Diese Prozesse werden kontinuierlich ausgewertet, um die Effizienz zu steigern und die Qualität der Kundenbetreuung zu verbessern.
- Technologische Unterstützung durch die eigene Entwicklungsabteilung: Die Entwicklungsabteilung bei MICE DESK analysiert regelmäßig die Prozesszeiten und nimmt gezielte technische Optimierungen vor. Diese Verbesserungen werden intern implementiert, sodass Hotelpartner keine Änderungen in ihren Abläufen vornehmen müssen. Dies erhöht die Produktivität und macht die Dienstleistung für die Hotellerie preislich attraktiver.
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Bildquelle: MICE DESK
