Im Interview: Felix Kraemer von JF-Hospitality über Datenkontrolle statt Tool-Abhängigkeit
Hotels verfügen heute über mehr Daten als je zuvor – und gleichzeitig über weniger Kontrolle darüber. Zwischen PMS, Sales-&-Catering-Tool, Channel Manager, RMS, CRM und BI-System entstehen riesige Datenmengen. Doch statt einer klaren Steuerungsbasis dominieren Einzelsichten, widersprüchliche Zahlen und manuelle Workarounds.
Felix Kraemer von JF-Hospitality erlebt in seiner Praxis immer wieder dasselbe Muster: Nicht die Tools fehlen – sondern Ownership, Struktur und eine zentrale Datenlogik. Im Interview erklärt er, warum zentrale Datenprojekte in Hotels selten an Technologie scheitern, welche Warnsignale auf ein instabiles Setup hinweisen und weshalb Datenorchestrierung, Speicherung und Visualisierung zur unternehmenskritischen Kernkompetenz gehören.
Sein Credo: Erst wenn Hotels ihre Daten selbst kontrollieren, werden Automatisierung und KI zu echten Produktivitätshebeln – statt zur nächsten Blackbox.
Felix, du bist seit Jahren tief in der Hotelpraxis unterwegs. Wann hast du zuletzt gedacht: „Dieses Hotel hat eigentlich genug Daten – aber keine Kontrolle darüber“?
Ein typisches Beispiel war ein Hotel, das ein externes BI Tool gekauft hat. Das Tool ist gut, starke Dashboards, viel Flexibilität. Es zieht Daten per REST API aus dem PMS.
Das Problem war die Systemlandschaft dahinter. Das Hotel nutzt zusätzlich ein separates Sales and Catering Tool für Gruppen, weil das PMS das nicht abdeckt. Das BI Tool hatte aber nur die Schnittstelle zum PMS, nicht zum Gruppen Tool.
Ergebnis: Die Zukunftswerte im Dashboard waren falsch oder unvollständig. Alles, was bei Gruppen noch nicht final im PMS angekommen ist, fehlte in der BI Sicht. Das Hotel zahlt für drei gute Systeme, PMS, Sales and Catering und BI, hat aber trotzdem keine verlässliche Wahrheit im Reporting.
Für mich ist das der Moment, wo man merkt: Es sind genug Daten da, aber niemand kontrolliert sie. Und es zeigt das Grundprinzip: Drei Dinge sind unternehmenskritisch und gehören in die eigene Verantwortung. Daten bewegen und verbinden, Daten speichern, Daten visualisieren. Tools können dabei helfen, aber die Datenlogik und Orchestrierung darf nicht beim Anbieter liegen.
Egal ob Einzelhaus oder Hotelgruppe: Warum ist zentrales Datenmanagement in Hotels bis heute so schwer umzusetzen? Was läuft strukturell schief?
Zentrales Datenmanagement scheitert selten an Tools. Es scheitert an Struktur und Verantwortung.
Unternehmensweite Datennutzung funktioniert nur, wenn die Geschäftsführung das Thema als kritisch einstuft und top down verankert. Wenn es aus einer Fachabteilung kommt, endet es meist an der Abteilungsgrenze. Es wird kein Standard, keine Stabsstelle, keine klare Priorität.
Dazu kommt ein kulturelles Problem in der Hotellerie. Bei klassischen operativen Rollen ist klar, dass man ausgebildete Leute braucht. Bei Daten ist dieses Selbstverständnis oft nicht da. Datenprojekte laufen dann autodidaktisch über Einzelpersonen. Das kann funktionieren, ist aber an Lernkurven und Personen gebunden.
Wenn Hotels dafür kein klares Ownership und Budget für Expertise schaffen, verlieren sie in der nächsten Welle wieder Souveränität. Dann kommen Anbieter, die KI und Datenlogik als Blackbox liefern. Das löst kurzfristig ein Problem, macht aber langfristig abhängig.
Hotels nutzen heute eine Vielzahl an Systemen wie PMS, RMS, CRM, Channel Manager oder BI-Tools. Warum führen diese Lösungen zwar zu enormen Datenmengen, aber selten zu einer zentralen, wirklich nutzbaren Datenbasis?
Viele Systeme erzeugen viele Daten, aber jedes System ist für einen engen operativen Zweck gebaut. Jedes hat seine eigene Logik und Auswertung.
Das führt dazu, dass Hotels im Alltag in mehreren Tools arbeiten, statt eine vernetzte Sicht zu haben. Man sieht Einzelsichten pro Tool, aber keine durchgängige Antwort auf Fragen, die mehrere Systeme betreffen.
Eine zentrale, nutzbare Datenbasis entsteht erst, wenn man Daten bewusst zusammenführt. Nicht weil man “mehr Daten” braucht, sondern weil man Fragen beantworten will, die über Tool Grenzen hinweg gehen. Das macht in der Regel kein Anbieter für dich, weil es mehrere Systeme betrifft und weil es hotelindividuell ist.
Darum braucht es eine eigene Dateninfrastruktur, die die operativen Tools ergänzt. Die Tools bleiben für den Betrieb. Die zentrale Schicht sorgt dafür, dass aus Daten Steuerung wird.
Woran merken Hoteliers im operativen Alltag konkret, dass ihr Daten-Setup nicht sauber aufgesetzt ist? Gibt es typische Warnsignale, die dir immer wieder begegnen?
Man merkt es an wiederkehrenden Widersprüchen. Ein Klassiker: Im wöchentlichen Meeting sind Zahlen plötzlich anders, nur weil ein anderer Mitarbeiter vorbereitet hat. Das ist ein klares Signal, dass es keine Single Source of Truth gibt und Reporting personenabhängig ist.
Ein zweites Warnsignal sieht man bei Finance und Stakeholder Reporting. Man erstellt Auswertungen für Finanzierung, Investoren oder Krisensteuerung. 12 bis 18 Monate später braucht man ein Update und merkt: Niemand kann die Schritte sauber reproduzieren. Wenn Reports nicht reproduzierbar sind, ist das Setup nicht belastbar.
Dazu kommt ein gefährlicher Satz im Team: „In dem System brauchst du nicht schauen, die Daten stimmen da nicht immer.“ Wenn das normal wird und niemand die Ursache sucht, ist das Datenumfeld strukturell kaputt.
Abweichungen sind fast nie Zufall. Wenn Daten nicht stimmen, gibt es eine Ursache. Wer konsequent bis zur Quelle zurückgeht und behebt, verbessert Datenqualität Schritt für Schritt. Das passiert aber nur mit klarer Ownership, intern oder extern im Auftrag, aber so, dass die Logik dem Hotel gehört.
Ihr habt mit dem JF-Soforthilfeservice bewusst einen sehr pragmatischen Ansatz gewählt. In welchen Situationen wenden sich Hotels typischerweise an euch – und warum ist schnelle Hilfe hier oft wichtiger als ein klassisches Beratungsprojekt?
Der Soforthilfeservice ist entstanden, weil Hoteliers klar gesagt haben: Sie wissen, dass sie Unterstützung brauchen, aber sie können oder wollen keine klassischen Beratertagessätze zahlen. In der Situation bringt ein langes Analyseprojekt wenig. Es braucht etwas, das sofort wirkt und kalkulierbar ist.
Darum ist das Format simpel. Der Kunde committet sich auf 60 Minuten zu einem festen Stundensatz. Wir garantieren einen Termin mit dem passenden Experten. Im Call mit Screenshare versuchen wir, das konkrete Problem in dieser Stunde zu lösen, damit der Betrieb wieder läuft.
Typische Fälle sind akute Showstopper. Zum Beispiel nach einem Systemwechsel, wenn der Channel Manager falsche Raten überträgt, Verfügbarkeiten nicht stimmen oder Prozesse plötzlich manuell werden. Das kann man nicht aufschieben, weil es sofort Mehrarbeit und oft Umsatzrisiko erzeugt.
Und wenn wir es nicht lösen können, nutzen wir unser Netzwerk aktiv und liefern entweder eine Handlungsoption oder die klare Aussage, dass es in dem Setup keine saubere Lösung gibt.
Wenn Raten zwischen Systemen hängen, Zimmerkategorien nicht überall gleich ausgespielt werden oder manuelle Korrekturen zur Routine werden: Warum sind das aus deiner Sicht meist Symptome eines tieferliegenden Problems?
Das sind Folgefehler aus zwei Ursachen: unsaubere Stammdaten und unsaubere Mappings zwischen Systemen.
Ratenpläne, Zimmerkategorien, Restriktionen und Zuordnungen müssen systemübergreifend eindeutig sein. Wenn in einem System etwas anders benannt ist oder Sonderfälle nicht bedacht wurden, kann die Schnittstelle keine korrekten Zuordnungen machen.
Der zweite Punkt ist fehlendes Monitoring. Man kann nicht jeden Sonderfall vorab testen. Aber man kann früh merken, wenn die erste Abweichung passiert. Ohne Monitoring fällt es erst auf, wenn es im Tagesgeschäft knallt.
Das perfide ist: Teams gewöhnen sich daran. Dann heißt es irgendwann: „Das ist in dem System halt so.“ Damit akzeptiert man Fehler als Normalzustand und bezahlt jeden Tag mit Zeit, Nacharbeit und oft Umsatz.
Ihr sagt, dass gerade solche „Notfälle“ häufig großes Optimierungspotenzial sichtbar machen. Wie helfen euch diese Situationen dabei, Schwachstellen im Daten-Setup zu identifizieren und manuelle Prozesse langfristig zu reduzieren?
Notfälle passieren selten plötzlich. Meist gibt es davor eine lange Phase aus Nicht Entscheidungen, falschen Prioritäten oder halb fertigen Setups. Der Notfall ist nur der Moment, wo es sichtbar wird.
Wenn wir reinkommen, machen wir zuerst Triage. Was muss heute wieder laufen, damit Umsatz und Betrieb nicht weiter leiden. Ziel ist Stabilisierung, nicht Perfektion.
Wenn der Hotelier es will, nutzen wir die Situation als Einstieg in die Ursachenarbeit. Jetzt liegen die Bruchstellen offen. Man sieht, wo Datenflüsse brechen, wo Logiken fehlen und welche Workarounds das Team gebaut hat.
Dann gehen wir systematisch vor: Ursache finden, vergleichbare Risiken identifizieren, und die Struktur so reparieren, dass Prozesse robust werden. Erst Feuer löschen, dann Ursache beseitigen. Sonst trifft man sich in drei Monaten wieder.
Was verändert sich im Hotelbetrieb, wenn Daten nicht mehr isoliert in einzelnen Tools liegen, sondern zentral orchestriert und in Echtzeit genutzt werden – auch mit Blick auf Automatisierung und KI?
Wenn Daten zentral orchestriert, gespeichert und für klare Business Fragen aufbereitet sind, entsteht ein echter Sprung im Betrieb. Informationen sind schneller da, Entscheidungen werden schneller, und es gibt weniger Diskussionen darüber, welche Zahl stimmt.
Der größte Hebel ist Automatisierung, noch bevor man über KI redet. Viele Aufgaben sind Routine. Reporting, Abgleiche, Exporte, Formatierungen. Alles, was ein Mensch am Computer wiederholt macht, kann man als Skript nachbauen.
Mit einer eigenen Dateninfrastruktur hat man die Umgebung, um Automatisierungen sicher und kontrolliert laufen zu lassen. Der Effekt ist sofort sichtbar: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, weniger Nacharbeit.
Dann kommt der wichtigere zweite Effekt: Mitarbeiter ändern ihr Mindset. Wer einmal erlebt, dass ein Prozess automatisch läuft, hinterfragt andere manuelle Aufgaben. Das verbreitet sich im Unternehmen und macht es schrittweise produktiver.
KI macht erst auf dieser Grundlage Sinn. Ohne saubere Daten und stabile Prozesse ist KI nur zusätzliche Komplexität und neue Abhängigkeit.
Zum Abschluss: Was ist aus deiner Sicht der erste realistische Schritt für Hoteliers, um vom heutigen Tool-Chaos zu mehr Datenkontrolle zu kommen – ohne direkt ein Großprojekt starten zu müssen?
Der erste Schritt ist Überblick, nicht Einkauf. Nimm ein Blatt Papier und zeichne deine Anwendungslandkarte. Welche Tools nutzt du. Wie sprechen sie miteinander. Einweg oder Zweiweg. Echtzeit oder einmal am Tag. Welche Systeme würdest du tauschen.
Danach definierst du einen kleinen ersten Schnitt. Nimm ein oder zwei Kernsysteme als Datenquellen, zieh Bewegungsdaten sauber raus, speichere sie zentral und visualisiere sie für konkrete Fragestellungen. Nicht perfekt, aber verlässlich.
Wichtig ist der Ownership Wechsel: Wenn du Systeme anfasst, sorge dafür, dass du die Datenbewegung selbst kontrollierst. Orchestrierung, Speicherung und Visualisierung nach deiner Logik.
Technisch ist die Einstiegshürde niedrig. Ein paar virtuelle Server plus Open Source reichen, um klein zu starten und später zu wachsen. Wenn du die Expertise nicht intern hast, hol sie dir, aber so, dass Infrastruktur und Logik dir gehören. Das ist die Grundlage für Automatisierung und später für KI, ohne zur Blackbox zu werden.
