Bei der Planung eines Business Events greifen viele Entscheidungen ineinander: Welche Location passt zum Format? Wie fügt sich die Gastronomie in den Ablauf ein? Welche Atmosphäre soll entstehen und wie flexibel können Gastgeber reagieren, wenn sich Anforderungen verändern?
Genau hier setzt auch die Arbeit des Rostock Convention Bureau (RCB) an: Als zentrale Schnittstelle zwischen Veranstaltungsplanenden und den Partnern der Region bringt das RCB passende Locations, Hotels und Dienstleister zusammen und unterstützt kostenfrei bei der Planung von Business Events in der Tagungsdestination Rostock.
Einer dieser Partner ist die w.Holz GmbH. Das Rostocker Unternehmen kennt Veranstaltungen aus ganz unterschiedlichen Perspektiven. Neben Catering gehören auch Location Management, Projektleitung und Veranstaltungslogistik zum Leistungsspektrum. Dabei begleitet w.Holz Veranstaltungen an ganz unterschiedlichen Orten in Rostock und der Region – von Restaurants und besonderen Eventlocations am Stadthafen oder an der Ostsee bis hin zu großen Veranstaltungshäusern wie der StadtHalle und der HanseMesse.
Im Gespräch mit den Betreibern des Unternehmens, Ute und Christoph Wulff geht es darum, worauf Veranstaltungsplanende bei der Auswahl von Location und Catering achten sollten, welche Anforderungen sich verändert haben und warum Erfahrung, Flexibilität und das Zusammenspiel der einzelnen Bausteine für die Planung entscheidend sind.
1. w.Holz ist weit mehr als ein klassischer Caterer. Was zeichnet Ihr Unternehmen aus und welche Möglichkeiten ergeben sich daraus für Veranstaltungsplanende?
Wir verstehen uns heute tatsächlich weniger als klassischer Caterer, sondern vielmehr als Gastgeber und Veranstaltungsdienstleister. Unser großer Vorteil ist, dass wir viele Bereiche aus einer Hand abdecken können: Gastronomie, Catering, Location Management, Veranstaltungslogistik und Projektleitung.
Durch unsere Arbeit in sehr unterschiedlichen Häusern und Veranstaltungsformaten kennen wir sowohl die gastronomische als auch die organisatorische Seite einer Veranstaltung. Für Veranstaltungsplanende bedeutet das vor allem: weniger Schnittstellen, kurze Entscheidungswege und einen Partner, der nicht nur sein eigenes Gewerk betrachtet, sondern die gesamte Veranstaltung im Blick hat.
Unser Anspruch ist eigentlich ganz einfach: Der Veranstalter soll sich möglichst wenig Gedanken darüber machen müssen, was hinter den Kulissen passiert. Und der Gast soll am Ende das Gefühl haben, dass alles selbstverständlich funktioniert.
2. Sie arbeiten an sehr unterschiedlichen Veranstaltungsorten in Rostock und der Region. Was zeigt Ihre Erfahrung: Welche Rahmenbedingungen tragen dazu bei, dass eine Veranstaltung vor Ort reibungslos funktioniert?
Eine erfolgreiche Veranstaltung beginnt für uns lange vor dem Veranstaltungstag. Entscheidend sind eine gute Vorbereitung, klare Verantwortlichkeiten und eine realistische Planung der Abläufe.
Man muss frühzeitig wissen: Wie kommen die Gäste an? Wo entstehen zu bestimmten Zeiten Spitzen? Wie funktionieren Küche, Service, Logistik und Technik? Wo befinden sich Garderobe, Toiletten und Aufenthaltsbereiche? Und was passiert, wenn sich kurzfristig etwas ändert?
Gerade unsere Erfahrung aus sehr unterschiedlichen Veranstaltungsgrößen hilft dabei enorm. Viele Probleme kann man vermeiden, wenn man sie bereits in der Planungsphase erkennt. Gute Veranstaltungsorganisation bedeutet für uns deshalb nicht, am Veranstaltungstag besonders viele Probleme zu lösen, sondern dafür zu sorgen, dass möglichst wenige entstehen.
3. Wie wichtig ist es, Location, Catering und Atmosphäre bereits bei der Konzeption einer Veranstaltung gemeinsam zu denken? Und was lässt sich später nur schwer korrigieren, wenn diese Bereiche zunächst getrennt voneinander geplant werden?
Das ist aus meiner Sicht einer der wichtigsten Punkte überhaupt. Location, Gastronomie und Atmosphäre sollten nicht drei einzelne Entscheidungen sein, sondern gemeinsam ein Konzept ergeben.
Wenn ich beispielsweise eine kommunikative Veranstaltung möchte, muss ich mir überlegen, welche Möblierung, welche Lichtstimmung und welche Form der Gastronomie diese Kommunikation unterstützten. Ein klassisches gesetztes Menü erzeugt eine vollkommen andere Dynamik als Foodstationen, Flying Buffet oder eine offene Bar.
Später lassen sich viele Dinge zwar noch verändern, aber häufig nur mit erheblichem Aufwand. Raumaufteilung, Logistikwege oder gastronomische Infrastruktur können nicht beliebig angepasst werden. Deshalb sollte man sich möglichst früh die Frage stellen: Wie sollen sich die Gäste auf dieser Veranstaltung eigentlich fühlen und bewegen? Daraus ergeben sich viele weitere Entscheidungen fast automatisch.
4. Gastronomie ist bei Business Events mehr als reine Verpflegung. Wie kann ein gastronomisches Konzept ganz konkret den Ablauf, den Austausch zwischen den Gästen und die Atmosphäre einer Veranstaltung beeinflussen?
Essen und Trinken sind bei Veranstaltungen häufig die Momente, in denen Menschen wirklich miteinander ins Gespräch kommen. Deshalb kann Gastronomie ganz bewusst als Bestandteil des Veranstaltungskonzeptes eingesetzt werden.
Statt einfach nur ein Buffet aufzubauen, kann man beispielsweise mehrere Foodstationen schaffen, Live-Cooking integrieren oder kleine kulinarische Erlebnisse über den Raum verteilen. Dadurch bewegen sich die Gäste und begegnen immer wieder anderen Menschen.
Auch die Taktung ist wichtig. Bei einem Kongress muss Gastronomie schnell und effizient funktionieren. Bei einem Networking-Event darf sie dagegen bewusst Aufenthaltsqualität schaffen und die Gäste zum Bleiben animieren.
Für uns ist Gastronomie deshalb immer auch ein Instrument, mit dem wir Atmosphäre, Kommunikation und sogar die Dramaturgie einer Veranstaltung beeinflussen können.
5. Vom kleineren Business Dinner bis zur großen Veranstaltung in StadtHalle oder HanseMesse: Was verändert sich mit der Größe einer Veranstaltung? Wo funktioniert ein Konzept, das für 80 Gäste hervorragend ist, bei 800 vielleicht nicht mehr und was muss dann anders gedacht werden?
Bei 80 Gästen kann vieles individuell und spontan gelöst werden. Bei 800 Gästen werden dagegen Prozesse entscheidend.
Wenn beispielsweise 800 Menschen innerhalb von 30 Minuten essen oder trinken möchten, muss das Konzept darauf ausgelegt sein. Dann sprechen wir über Wegeführung, Ausgabestellen, Produktionskapazitäten, Personalplanung und darüber, wie wir Warteschlangen vermeiden.
Trotzdem sollte eine große Veranstaltung nicht unpersönlich wirken. Das ist für uns die eigentliche Herausforderung: Große Veranstaltungen organisatorisch skalierbar zu machen und trotzdem kleine, persönliche Erlebnisse zu schaffen.
Dafür können beispielsweise mehrere kleinere Foodwelten, unterschiedliche Aufenthaltsbereiche oder einzelne überraschende gastronomische Elemente sorgen. Die Gäste sollen die Größe der Veranstaltung erleben – aber möglichst nicht die damit verbundene Logistik.
6. Welche Anforderungen und Wünsche begegnen Ihnen heute besonders häufig bei Unternehmen, Verbänden und Veranstaltungsagenturen? Gibt es Dinge, die heute fast selbstverständlich erwartet werden, die vor fünf oder zehn Jahren noch kaum eine Rolle gespielt haben?
Die Erwartungen sind deutlich gestiegen. Gäste und Veranstalter erwarten heute sehr viel mehr Individualität und Flexibilität. Vegetarische und vegane Angebote, Allergien und Unverträglichkeiten müssen selbstverständlich berücksichtigt werden. Gleichzeitig spielen Regionalität, Nachhaltigkeit und ein bewusster Umgang mit Lebensmitteln eine größere Rolle.
Hinzu kommt der Erlebnischarakter. Gastronomie soll heute häufig nicht einfach nur gut schmecken, sondern auch etwas erzählen und visuell funktionieren.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist Flexibilität. Teilnehmerzahlen verändern sich, Zeitpläne verschieben sich und Anforderungen werden teilweise sehr kurzfristig angepasst. Veranstalter erwarten zu Recht einen Partner, der darauf professionell reagieren kann.
Was früher vielleicht als besondere Zusatzleistung wahrgenommen wurde, wird heute teilweise vorausgesetzt. Das macht Veranstaltungen anspruchsvoller – aber aus unserer Sicht auch interessanter.
7. Bei der Umsetzung von Business Events arbeiten häufig verschiedene Partner zusammen. Was braucht es aus Ihrer Sicht für ein gutes Zusammenspiel zwischen Veranstaltungsplanenden, dem Convention Bureau und den beteiligten Leistungspartnern und wo entstehen in der Praxis am ehesten Reibungsverluste?
Vor allem Transparenz und klare Kommunikation. Jeder Beteiligte sollte möglichst früh wissen, was das Ziel der Veranstaltung ist und wer für welchen Bereich verantwortlich ist.
Genau hier sehen wir auch die Stärke eines Convention Bureaus. Gerade Veranstalter, die nicht aus Rostock kommen, brauchen zunächst einen zentralen Ansprechpartner, der die Region kennt, geeignete Locations und Partner zusammenbringen kann und versteht, welche Kombination für das jeweilige Format sinnvoll ist.
Reibungsverluste entstehen meistens an Schnittstellen: wenn Informationen nicht weitergegeben werden, Verantwortlichkeiten nicht eindeutig sind oder einzelne Gewerke unabhängig voneinander planen.
Je früher alle wichtigen Partner miteinander sprechen, desto besser wird am Ende die Veranstaltung. Im Idealfall erlebt der Gast gar nicht, wie viele unterschiedliche Unternehmen und Menschen hinter einem Event stehen – für ihn fühlt es sich einfach wie eine Veranstaltung aus einem Guss an.
8. Mit dem „Rostocker Oval“ verändert sich auch der Rostocker Stadthafen, an dem sich unter anderem Ihr Borwin Hafenrestaurant und Ihre Eventlocation der Lokschuppen befinden. Welche neuen Möglichkeiten eröffnet die Entwicklung des Stadthafens künftig für Business Events und andere Veranstaltungsformate? Und welche Formate können Sie sich dort vorstellen, die bislang so kaum möglich waren?
Der Stadthafen gehört für uns zu den spannendsten Veranstaltungsräumen Rostocks. Die Kombination aus Wasser, Innenstadt und maritimem Charakter ist etwas, das man nicht künstlich herstellen kann.
Mit der weiteren Entwicklung des Stadthafens entstehen aus unserer Sicht ganz neue Möglichkeiten, bestehende Locations und den öffentlichen Raum stärker miteinander zu verbinden. Für uns ist das besonders interessant, weil wir mit dem Borwin Hafenrestaurant und dem Lokschuppen bereits zwei sehr unterschiedliche Orte direkt in diesem Umfeld haben.
Wir können uns beispielsweise Business Events vorstellen, die nicht mehr nur in einer Location stattfinden, sondern den gesamten Stadthafen einbeziehen: Empfang am Wasser, anschließend Tagung oder Präsentation, danach ein gastronomisches Erlebnis und zum Abschluss eine Abendveranstaltung.
Auch Sommerfeste, Produktpräsentationen, Firmenjubiläen, Incentives oder größere Networking-Formate könnten davon profitieren.
Das Besondere ist für uns die Möglichkeit, Veranstaltungen stärker nach draußen zu bringen und Rostock selbst zum Bestandteil des Events zu machen. Wenn ein Gast nach einer Veranstaltung nicht nur sagt: „Das war eine gute Tagung“, sondern gleichzeitig ein Stück Rostock erlebt hat, dann haben wir als Gastgeber sehr viel richtig gemacht.
Lassen Sie uns gemeinsam Ihr Event gestalten:
Sie kennen Ihr Format – wir die Destination!
Das Rostock Convention Bureau unterstützt Sie gerne kostenfrei bei der Planung und der Suche nach passenden Partnern.
Jetzt unverbindlich anfragen! https://www.meet-rostockregion.de/kontakt.html
Titelbild: Ute und Christoph Wulff_©Ostseezeitung
