Eventmachine, Anbieter von automatisierter Eventmanagement-Software für Hotels und Locations, hat heute einen KI-gestützten Daten-Onboarding-Prozess für den MICE-Vertrieb in Hotels vorgestellt: „FastPath Setup“ erzeugt aus verstreuten Unterlagen und nicht dokumentiertem Mitarbeiterwissen ein strukturiertes Angebotsportfolio, während der „Setup Health Check“ live Konfigurationen automatisch auf Logikfehler und falsches Pricing überprüft. Dank dieses kombinierten Workflows sind Häuser vom ersten Tag an in der Lage, fehlerfreie MICE-Sofortangebote zu erstellen.
Das Muster, das bei allen Häusern auffällt
„Jede Location erzählt uns, dass sie genau weiß, was sie verkauft“, sagt Florian Zelfel, Geschäftsführer von Eventmachine. „Und das stimmt auch – nur ist diese Information über mehrere Bankettmappen, Preislisten, alte Vorlagen und das Gedächtnis eines Kollegen verteilt, der das Unternehmen 2019 verlassen hat. All das in ein strukturiertes, logisch bepreistes Veranstaltungsportfolio zu verwandeln, macht sofortige und präzise Angebotserstellung erst möglich.“
Die Anzahl an Angebotsbausteinen wächst in der Regel mehr organisch als geplant. Eine neue Catering-Option kommt hinzu, wenn eine Gruppe etwas wünscht, das nicht auf der Liste steht. Preiskonditionen werden aufgrund von Erfahrungswerten angewandt, aber selten formell festgelegt. Und alte Preise, von denen einige seit Jahren nicht mehr hinterfragt wurden, spiegeln möglicherweise nicht mehr wider, was das Haus heute berechnen würde.
Ein Prozess, der aufdeckt und Möglichkeiten eröffnet
Hier kommt FastPath Setup ins Spiel: Der Prozess kombiniert einen spezialisierten KI-Assistenten mit menschlicher Überprüfung, um die Ausgangsmaterialien eines Hauses – wie Broschüren, Preislisten, Catering-Mappen und interne Vorlagen – zu kategorisieren und mit dem Erfahrungswissen des Teams abzugleichen. Anstatt zu raten, wenn Unterlagen widersprüchlich sind oder Preise falsch erscheinen, markiert das System beispielsweise Unstimmigkeiten, Dezimalfehler oder veraltete Konditionen zur Überprüfung durch den Menschen – und liefert so einen vollständig geprüften Katalog, der automatisierte Angebote ermöglicht.
Für Häuser bringt FastPath Setup Geschäftslogik ans Licht, die zuvor nie explizit formuliert wurde. Preisbedingungen, die bisher immer informell angewandt wurden, werden erstmalig festgelegt. Wahlmöglichkeiten, die technisch gesehen zwar stets unterschiedlich waren, aber nie klar voneinander abgegrenzt wurden, werden nun ordentlich differenziert. Die Reaktion von Neukunden lautet oft in etwa: „Wir haben das schon immer so gemacht – aber wenn wir zum ersten Mal diese klare Struktur sehen, wird uns klar, was darüber hinaus noch alles möglich ist.“
„Häuser setzen bei der Erstellung von Event-Angeboten auf viele verschiedene Unterlagen“, fügt Florian Zelfel hinzu. „Angesichts des hohen Arbeitsaufkommens schaffen sie es ohne FastPath einfach nicht, alles manuell sauber zusammenzuführen und schnell einzurichten.“
Der Setup-Health Check: Was noch optimiert werden muss
Sobald ein strukturiertes Veranstaltungsportfolio live ist, überprüft der automatisierte „Setup Health Check“ von Eventmachine die fertige Einrichtung auf Mängel, die ansonsten unbemerkt an Anfragende durchrutschen würden: eine Option, die allen Gruppen angeboten wird, aber nur für bestimmte bepreist ist, oder die Reduzierung einer Raummiete mit einer Bedingung, die niemals ausgelöst wird. Der Check legt unlogische Inhalte oder Preise, Copy-and-Paste-Fehler oder nur einfache Tippfehler offen, die nicht in professionellen Angeboten landen sollten.
„Rundum: bin sehr begeistert von dem Health Check, da man auf einen Schlag einiges an Feedback bekommt, was man zuerst selbst nicht sieht“, sagt Katrin Trupp, Reservierungsmitarbeiterin bei Bernstein Hotels & Resorts. „Ich habe diesen als äußerst hilfreich empfunden.“
Von Erfahrungswissen zu sofortigen MICE-Angeboten
Ein Anbieter, der genau weiß, was er verkauft, zu welchen Bedingungen und zu welchem Preis, kann sofort korrekte, vollständige und personalisierte MICE-Angebote erstellen – und so mehr Anfragen gewinnen, die langsamere Wettbewerber verlieren, weil sie noch dabei sind, ihr Angebot auszuarbeiten. Dieser Vorteil beruht nicht auf der Angebotstechnologie selbst, sondern dem darunterliegenden Erfahrungswissen, das nun erstmals festgehalten wird.
Um alle vorhandenen Unterlagen zu sichten und sauber abzugleichen, benötigten Teams bisher Tage oder sogar Wochen, da die Informationen über diverse Quellen und Dokumente verstreut waren. Jetzt läuft das automatisch. Und Häuser, die früher darauf angewiesen waren, dass die richtige Person zur Verfügung stand, um korrekte Angebote zu schreiben, stellen fest, dass die richtige Antwort nun jederzeit verfügbar ist.
Über Bernstein Hotels & Resorts
Bernstein Hotels & Resorts ist eine familiengeführte deutsche Hotelgruppe, die Tradition, Nachhaltigkeit und Kultur in ihren Häusern in Berlin, im Harz, in Sachsen-Anhalt und im Sauerland verbindet. Die Gruppe wird von Niklas und Ingo Jung geleitet und hat ihren Namen vom Bernstein, den sie in Sachsen-Anhalt aktiv gewinnt – ein Erbe, das sich in allen ihren Häusern widerspiegelt. Das Portfolio reicht von einem Berliner Boutique-Hotel bis hin zu Resorts auf dem Land, die auf Wellness, Tagungen und Golf spezialisiert sind.
Webseite: www.bernstein-hotels.de
eMail: info@bernsteinhotels.de
Über EVENTMACHINE
Eventmachine bietet Cloud-Software für online Eventplanung und automatisierte Angebotserstellung. Die MICE Tools von Eventmachine wurden entwickelt, um Verkaufsprozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. Sie ermöglichen es Hotels und Locations, Angebote schneller zu erstellen, die Genauigkeit der Angebote sicherzustellen und die Umsätze zu maximieren. Die Lösung ist nahtlos in die Webseiten und Tech Stacks von Hotels und Veranstaltungsorten integriert und gewährleistet sofortige, fehlerfreie Event-Angebote sowie eine effiziente Veranstaltungsdurchführung.
Webseite: www.eventmachine.xyz
Telefon: +49 (0)40 386 29 000
eMail: service@eventmachine.xyz
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Florian Zelfel
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