Geschrieben von Helmut König, Montag, 18. Dezember, 2017

Steuerliche Compliance: Risiken für die Unternehmensführung reduzieren

Der Umgang mit steuerlichen Themen in Hotellerie und Gastronomie wird immer komplexer. Ein sogenanntes Tax Compliance Management-System kann Geschäftsführer vor Haftungsfallen schützen.

(PREGAS/König) Für deutsche Unternehmer hat sich in den vergangenen Jahren ein neues Schreckgespenst entwickelt. Und das nennt sich Haftungsrisiken. Denn der Gesetzgeber hat das Haftungsfenster für Organe – allen voran Geschäftsführern – in vielen Fällen sperrangelweit geöffnet. Dies gilt längst nicht mehr nur für die Fälle, in denen Geschäftsführer beziehungsweise Geschäftsführer-Gesellschafter selbst gegen rechtliche Vorschriften verstoßen. Sondern auch für Fehler, die von Mitarbeitern begangen worden sind. Das hat insbesondere Auswirkungen auf steuerliche Sachverhalte und den Umgang mit allen steuerlichen Themen in Hotellerie und Gastronomie. Schließlich ist dies der Bereich, der wohl die meisten Änderungen erfährt, die unmittelbaren Einfluss auf die Praxis haben – und so alle Unternehmen und deren Mitarbeiter in der täglichen Handhabung betreffen.

Gerade im Gastgewerbe ist das Risiko erheblich. Die Branche arbeitet mit Kassentechnik, es müssen verschiedene Umsatzsteuersätze beachtet werden – da können schnell Fehler passieren. Doch genau diese Fehler, zum Beispiel falsche Buchungen zu Stoßzeiten oder der falsch ausgewiesene Mehrwertsteuersatz bei der Sauna- und Parkplatznutzung, können dem Geschäftsführer schnell auf die Füße fallen. Finanzielle und strafrechtliche Konsequenzen sind dann die Folge, auch dann, wenn der Unternehmer wirklich nichts damit zu tun hatte und die Fehler auch unabsichtlich passiert sind. Der Gesetzgeber verfolgt alle steuerlichen Verstöße, auch solche wegen Kommunikationslücken und Handhabungsfehlern, und sie gehen immer voll zu Lasten des Unternehmers.

„Tax Compliance“ ist das Stichwort. Darunter versteht man, die Einhaltung aller Vorschriften und Pflichten sowie der unternehmensinternen Richtlinien im Bereich Steuern systematisch und präventiv abzusichern. Das heißt konkret: Unternehmen müssen eine Vielzahl von fiskalischen Sachverhalten überwachen, um der Tax Compliance zu entsprechen. Dazu gehören unter anderem die Erfassung und Bewertung aller steuerlichen Risiken, Strukturierung und Dokumentation aller steuerlicher Vorgänge sowie die Identifikation und Implementierung steuerlicher Anpassungen. Und vor allem müssen sie diese Überwachung dokumentieren und bei den Mitarbeitern verankern. Nur auf diese Weise ist es möglich, dass sich Geschäftsführer vor Haftungsfallen absichern können – dann können sie nachweisen, dass sie alles dafür getan haben, steuerliche Verfehlungen zu verhindern.

Der Gesetzgeber hat dies vor rund anderthalb Jahren konkretisiert und auf die Schutzwirkung eines sogenannten Tax Compliance Management-Systems hingewiesen. Dieses strukturiert und bündelt die Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen, die zur Absicherung eines Unternehmens auf steuerlicher Seite dienen. Natürlich schließt die kontinuierliche Schulung und Dokumentation weder unabsichtliche noch absichtliche Fehler aus. Es geht dabei letztlich nur darum, den Geschäftsführer zu entlasten und für Rechtssicherheit zu sorgen. Zugleich schafft er durch die Compliance-Schulungen eine besondere „Awareness“ für steuerliche Sachverhalte bei seinen Mitarbeitern und professionalisiert die Prozesse in seinem Unternehmen. Das macht die Arbeit schneller und besser.

Nun ist aber der Aufbau eines steuerlichen Compliance Management-Systems kein Selbstläufer, sondern umfasst mehrere Schritte. Der erste Schritt ist die Risikoanalyse, -bewertung und -dokumentation anhand branchenspezifischer Prüfmuster. Im Anschluss werden Richtlinien erstellt, die rechtssicher die einzelnen Punkte behandeln und als Nachweis dafür gelten, dass eine Organisation und deren Verantwortliche im Sinne des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) dafür Sorge tragen, dass aus dem Unternehmen heraus keine Gesetzesverstöße gegen steuerliche Vorschriften erfolgen. Die Maßnahmen werden durch Schulungen bei den Mitarbeitern verankert und regelmäßig überprüft.

Zudem ist es nötig, sich aufgrund der hohen Dynamik in der steuerlichen Gesetzgebung und der Internationalisierung vieler Sachverhalte regelmäßig mit dem eigenen System zu befassen. Es reicht nicht aus, einmal zwischen Tür und Angel ein System aufzusetzen. Es muss „leben“ und immer den aktuellen Anforderungen entsprechen.


Image (adapted) by Pixabay


 

Über den Gastautor:

Helmut König Kopie

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Helmut König ist geschäftsführender Gesellschafter der BBWP GmbH, einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Sitz in Düsseldorf, die eng mit der internationalen Wirtschaftskanzlei Beiten Burkhardt kooperiert. Die BBWP GmbH bietet umfassende Leistungen in Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und betriebswirtschaftlicher Beratung und besitzt besondere Expertise in der Begleitung mittelständischer Mandanten. Weitere Informationen unter www.bbwp-audit.com

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