Katrin Taepke, Freitag, 13. Juli, 2018

Warum standardisierte Veranstaltungen einfach besser sind

Oder auch die Mär von kundenorientierten Events

(PREGAS/Taepke) Wann lohnt es sich eigentlich – aus Sicht eines Veranstalters – Veranstaltungen zu organisieren? Darauf könnte ich jetzt sehr differenziert antworten und etwas von Markenbotschaften und Lernzielen schreiben. Doch ich fasse mich kürzer:

Was letztendlich zählt, ist, ob die Rendite stimmt.
Ob also das Verhältnis von Erlösen und Aufwand stimmt.

Aber wann ist das der Fall? Nur bei Mainstream-Standard-Veranstaltungen, die auf das letzte Tüpfelchen Effizienz getrimmt sind? Oder auch bei liebevoll organisierten Veranstaltungen mit Blick für die Details und die Teilnehmerwünsche? Und woran liegt es eigentlich, dass es immer noch so viele standardisierte Veranstaltungen gibt?

Das hohe finanzielle Risiko

Vor allem die größeren Veranstaltungen haben eine lange Vorbereitungszeit. Über viele Monate hinweg planen, akquirieren und organisieren Personen unterschiedlicher Disziplinen und Unternehmen ohne zu wissen, ob sich die finanzielle Investition lohnt. Bis sich der erste Teilnehmer anmeldet oder der erste Sponsor einen Vertrag unterschreibt, sind im Kernteam schon eine Menge Personal- und Fremdkosten angefallen. Gleiches gilt für die Seite der Dienstleister. Wie viel unterm Strich wirklich übrig bleibt, weiß der Eventmanager oft erst nach der Veranstaltung. Nur wer ein gutes Controlling implementiert hat, kann schon vor der Veranstaltung eine relativ zuverlässige Schätzung abgeben. Wie sieht’s allerdings bei Erst-Veranstaltungen aus? Erst-Aufträgen? Oder wenn ein Kongress-Beirat, ein Auftraggeber, die Teilnehmer oder der eigene Chef Änderungen in der Preis-, Programm- oder Eventstruktur wünschen? Es bleibt eine gewisse Unsicherheit.


Das Risiko reduzieren

Wer diese Unsicherheit reduzieren möchte, greift auf Standards zurück. Referenten, die schon immer da waren. Preisstrukturen, die in den letzten Jahren ohne Murren akzeptiert wurden. Die Standard-Grafikvorlage für die Programmdarstellung. Die Website, die sich mit wenigen Klicks aufs nächste Jahr anpassen lässt. Verteilerlisten, auf die der Eventmanager irgendwie legal zurückgreifen kann. Quantität vor Qualität. Möglichst viel Copy & Paste. Je standardisierter, desto besser. Das betrifft eben auch Veranstaltungsformate, die sich leicht organisieren lassen:

Ein Raum für hunderte oder tausende Teilnehmer, ein Referent, Reihenbestuhlung, eine Leinwand, ein Rednerpult plus Tontechnik. Fertig.

Das lässt sich aus Sicht des Eventmanagers logistisch am leichtesten weitergeben und funktioniert auch immer.

Wenn das Neue nicht funktioniert

Und wenn nicht, lässt sich die Schuld leicht auf die Location oder den angemieteten Technik-Dienstleister abschieben. Ganz anders sähe das aus, wenn das Votingtool, welches ich als Veranstaltungsplaner erstmalig einsetze, plötzlich versagt. Wer hat da Schuld? Vielleicht der Tool-Anbieter. Der ist aber meist gar nicht vor Ort. Viele dieser Services sind ja webbasiert und deshalb auch so kostengünstig oder gar kostenfrei. Mit Blick auf die Rendite habe ich als Eventmanager diesen auch ausgewählt. Also bleibt der Reinfall an mir als Organisator hängen. Leider ist Fehlerkultur gerade in Deutschland ein riesiges Problem. Die wenigsten Eventmanager werden kritisiert, wenn ihre Teilnehmer den frontalen Vortrag als einschläfernd empfinden. Beim Aussetzen der Technik sieht das schon ganz anders aus. Deshalb vermeide ich als Veranstaltungsplaner das neue Tool und die damit verbundene Unsicherheit doch besser. Ich wähle lieber das Bekannte, das Vertraute. Ob ich mich eher für das Vertraute oder das Neue entscheide, hängt übrigens auch von meiner Persönlichkeit ab.


Der typische Eventmanager

Ja, ich mache jetzt Schubladendenken auf. Kennen Sie das DiSG-Modell? Ein Charaktermodell, mit dem wir uns selbst und unser Gegenüber besser einschätzen können. Am besten wäre es natürlich, wenn Eventmanager schön ausgeglichen alle DiSG-Anteile in ihrer Persönlichkeit vereinen. So zumindest lesen sich Stellenanzeigen. Sie können jetzt nach DiSG googeln oder die hier stark vereinfachte Charakterisierung zu Hilfe nehmen:

D: Der Macher, der Ergebnisse will und eher sachorientiert denkt. Schnelligkeit zeichnet ihn aus.
i: Der Kommunikator, der mit allen “per du” ist. Er lässt sich leicht für Neues begeistern. Tanzt daher stets auf mehreren Hochzeiten gleichzeitig.
S: Der Stetige, der möchte, dass es allen anderen gut geht. Mehr als ihm selbst. Ein echter Kümmerer.
G: Der Gewissenhafte, der ebenfalls sachorientiert denkt. Dafür deutlich gründlicher und eben konsequenterweise deutlich langsamer.

Wen hätten Sie gern als Eventmanager in ihrer Agentur, in ihrem Verband oder in ihrem Unternehmen? Den Gewissenhaften, damit auch wirklich jede logistische Aufgabe klappt? Begeisterung und Innovationen dürfen sie von ihm weniger erwarten. Hätten Sie lieber den Kümmerer, der ihre Teilnehmer herzlich empfängt und umsorgt? Neues ausprobieren liegt auch ihm nicht so. Dann doch lieber den Macher? Ja, der ist ein echter Innovationstreiber. Wahrscheinlich fehlt ihm aber einiges an Empathie gegenüber den anderen internen und externen Akteuren. Oder nehmen Sie lieber den Kommunikator, der jedes Sponsoring im Handumdrehen verkauft? Dafür stimmen seine Sales-Reports vorne und hinten nicht. Detailarbeit ist halt nicht so seins.

In meiner Wahrnehmung sind Eventmanager vor allem S- und G-Typen. Und dann wundern wir uns, warum sie für interaktive, innovative Veranstaltungen nicht so sehr brennen? Dann brauchen wir uns auch nicht wundern, warum sich vor allem die auf Effizienz, bekannte Abläufe und Rendite getrimmten Veranstaltungen durchsetzen.

Und was können Sie für Ihre Veranstaltungen daraus ableiten?

Wollen Sie Ihren Teilnehmern innovative und interaktive Events anbieten? Dann holen Sie sich einen Eventmanager mit großen D- oder i-Anteilen. Sein Team vervollständigen Sie mit ein paar G- und S-Typen. Wollen Sie als Eventmanager bei einem Anbieter arbeiten, der sich mit interaktiven Events vom Frontal-Beschallungs-Programm abhebt? Dann suchen Sie sich einen finanziell starken Arbeitgeber. Innovation und Individualisierung und hochwertige Events kosten nun einmal viel Geld. Wollen Sie eine Agentur, die Ihnen maßgeschneiderte Events und begeisterte Teilnehmer liefert? Oder suchen Sie eine Location, einen Caterer oder Technikdienstleister, der flexibel auf all die neuen Wünsche und Anforderungen eingehen kann? Dann planen Sie deutlich mehr Budget als bisher ein.


Über die Autorin

Katrin Taepke

Katrin Taepke


Katrin Taepke bloggt auf www.micestens-digital.de und ist Eventprofi mit Leidenschaft für Digitalisierung und interaktive Eventformate. Seit mehr als 20 Jahren organisiert sie Events unterschiedlichster Größe und Ausrichtung. Ihr Credo: Rettet die Welt vor frontaler Vortragsbeschallung und nutzt digitale Tools für Eure Prozesse!


Image (adapted) Pixabay


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