Obwohl die Internationale Tourismus Börse in Berlin wegen des Coronavirus abgesagt wurde, war der Andrang groß zu „The Day After“, der vom Verband der Veranstaltungsorganisatoren konzeptionierten Alternativ-Veranstaltung zur offiziellen ITB MICE NIGHT.
Im Sinne des Informationsaustausches und der Lösungsfindung versammelten sich am Donnerstagabend Betroffene sowie Vertreter aus Institutionen und Verbänden im „The International Club“. In einem „geschützten Raum“ wurde in Form eines Dialog-Formates für einen gleichen Informationsstand, mehr Sachlichkeit und Klarheit gesorgt und es sollte konstruktiv an einer Ausarbeitung von Lösungen mitgewirkt werden.
Um wirklich frei und unbefangen sprechen zu können, mussten alle Teilnehmer eine Stillschweigevereinbarung beim Empfang unterzeichnen.
Eingeleitet wurde der Abend durch eine Talkrunde mit Matthias Schultze (Geschäftsführer German Convention Bureau), Markus Luthe (Hauptgeschäftsführer des Hotelverbandes IHA), Jörn Holtmeier (Geschäftsführer AUMA) sowie Bernd Fritzges (Vorstandsvorsitzender VDVO). Moderator Nico Gutjahr hinterfragte u. a. bei den vier Vertretern, wie sie die Vorzeichen und die Entstehung der jetzigen Krise wahrgenommen hatten.
Doreen Biskup, Vorstand VDVO, gestaltete den Programmablauf mit der angestrebten Zielstellung, durch die Talks und Vorträge verschiedene Perspektiven und Positionen der einzelnen Branchenbereiche zu durchleuchten sowie Lösungen zu erarbeiten.
Doch was ist der richtige Umgang mit einer Krise? Was ein Krisenmanagement in diesem Zusammenhang am besten tun kann und sollte, um wieder aus der Ausnahmesituation zurück in den Normalzustand finden zu können, dieser Fragestellung nahm sich Bernd Wiedemann (VisitBerlin Convention Partner) an. Er erläuterte, was zu einem Krisenmanagement gehört und wie man anhand dieser Punkte eine Checkliste erstellt, mit der jeder persönlich in Bezug auf sein Unternehmen bzw. seinen Bereich den Schaden minimieren kann.
Ein Mittelpunkt der Veranstaltung bildete die juristische Einschätzung des VDVO-Justitiars Thomas Waetke (Eventfaq). Hierdurch wurden die rechtlichen Aspekte, welche es in so einer Situation zu beachten gilt, erläutert. Ebenfalls wurde so für einen einheitlichen und erweiterten Wissensstand gesorgt, was sich viele Gäste des Abends erhofft hatten. Die Anspannung durch die momentane Notsituation war für alle greif- und spürbar, was unverkennbar die Notwendigkeit eines solchen Austausches noch einmal hervorhob und unterstrich.
Mit diesem nun vorhandenen einheitlichen Wissensstand wurden anschließend nutzbringend und einfallsreich an der Ausarbeitung von Lösungen gearbeitet.
Um das Ziel einer Handlungsempfehlung und Lösung entstehen zu lassen, wurden die Teilnehmer in drei Teams unterteilt. Veranstaltungsplaner, Gewerke und Vermittler bildeten die Gruppen, um gemeinsam Ideen für ihr Krisenmanagement zu erarbeiten und zu diskutieren. Auf die moderierte Präsentation folgte eine offene Gesprächs- und Diskussionsrunde, so dass abschließend noch einmal alle Ergebnisse zusammengefasst und offene Fragen beantwortet wurden.
„Ich bin dankbar, dass wir dieses Format so schnell umgesetzt haben“, zeigt sich Bernd Fritzges erleichtert und sagt weiter: „Aufgrund der Zusammensetzung der starken Branchen-Vertreter ist mir persönlich heute deutlich geworden, dass wir alle unsere Möglichkeiten und Beziehungen jetzt sofort nutzen müssen, um Druck in der öffentlichen Wahrnehmung sowie Politik aufzubauen. Wichtig dabei ist es, dass wir alle in die gleiche Richtung laufen, nicht unbedingt, dass wir Standpunkte vorher konsolidieren müssen. Dafür fehlt uns einerseits die Zeit, andererseits ist dafür unsere Branche auch einfach zu heterogen“, ergänzt der VDVO-Mann.
Darüber hinaus haben sich Schultze, Luthe, Holtmeier und Fritzges verständigt regelmäßige jetzt im Dialog zu bleiben. Der VDVO stellt ab sofort ebenfalls unter www.coronavirus.vdvo.de weiterführende Informationen und Checklisten zusammen, die ständig aktualisiert werden. Hier findet man bereits wichtige Informationen von Thomas Waetke sowie die Ergebnisse der aktuellen VDVO-Umfrage zum Coronavirus. Am Donnerstag, den 12.03.2020 wird ebenfalls ein Webinar zum Thema “Der Corona-Virus und seine Rechtsfolgen“ angeboten.
Über den Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.V.:
Der Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.V. (VDVO) ist der größte Branchenverband für die Entscheider und Führungskräfte der Meeting- und Eventbranche. Zu den Mitgliedern zählen Veranstaltungsplaner aus DAX-Konzernen, mittelständischen Unternehmen, Institutionen und Verbänden, Eventmanager aus Agenturen sowie Vertreter der Leistungsanbieter. Der VDVO informiert über Trends und Innovationen, vermittelt fundiertes Fachwissen, verknüpft Expertenwissen mit Marktentwicklungen und setzt auf eine starke Vernetzung der Branche untereinander. International bekannte Formate der fortschrittlichen Vereinigung sind u.a. der MICE@ITB und das Innovationsevent Captain MICE Future. Mehr: www.vdvo.de
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