PREGAS Presseportal, Montag, 28. Mai, 2018

Wie erstelle ich einen Dienstplan, um Unter- und Überbesetzung zu vermeiden?

Gut durchdachte Dienstpläne haben großes Potential und sind essentiell für den Unternehmenserfolg. In folgendem Beitrag erhalten Sie Informationen zu den wichtigsten Kennzahlen und wie Sie diese für die Dienstplanerstellung am besten nutzen.

Kennzahlen definieren

(PREGAS) Zuerst zeigen wir Ihnen drei Kennzahlen, die Sie sich ganz einfach selbst ausrechnen können. Mit einer digitalen Kassensoftware sollte es Ihnen möglich sein mit wenigen Klicks zu sehen, welche Mitarbeiter die meisten Bons an Kunden ausgestellt haben. Errechnen Sie sich nun einen Durchschnittswert, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten ist es empfehlenswert, einen Wert von mindestens 14 Tagen zu nehmen damit zwei volle Wochen mit einbezogen sind. Umso höher Sie den Durchschnittswert wählen, ein desto besseres Ergebnis erhalten Sie. Dieses gibt Ihnen einen Einblick, wie viele Bons eine Bedienung pro Stunde durchschnittlich ausstellt.

In weiterer Folge errechnen Sie zu welcher Tageszeit die meisten Kassenbons ausgestellt werden. Um eine geeignete Kennzahl für die durchschnittliche Anzahl an Kassenbons pro Stunde zu erhalten, errechnen Sie sich auch hier den Durchschnitt von Ihren ausgewählten Tagen. Wichtig ist, dass bei allen drei Kennzahlen, derselbe Wert für die Rechnung genommen wird, egal ob dieser 14 oder 20 heißt. Es ist außerdem sinnvoll, wenn Sie diesen Durchschnitt je nach Saison neu berechnen, da es hier zu wetterbedingten Umsatzschwankungen kommen kann.

Als Dritte Kennzahl errechnen Sie sich den durchschnittlichen Umsatz pro ausgestellter Rechnung die auf eine Servicekraft kommt. Bilden Sie dafür wieder den Durchschnitt, um eine gültige Aussage treffen zu können. Ein sehr guter Mitarbeiter sollte in etwa zwölf Euro Umsatz pro Beleg machen, dies gilt auch für ein Kaffeehaus.

Dienstplan erstellen

Nun geht es an die Dienstplanerstellung. Wichtig dabei ist, dass sowohl keine Unter- als auch keine Überbesetzung zustande kommt. Die zuvor errechneten Kennzahlen helfen Ihnen dabei, einen guten Überblick zu bewahren.

Eine Überbesetzung können Sie vermeiden, indem die Kennzahl der anfallenden Belege pro Stunde nur geringfügig unter den ausgestellten Kassenbons pro Stunden liegen, die von den einzelnen Servicekräften ausgestellt werden.

Eine Unterbesetzung verhindern Sie auf der anderen Seite, indem Sie den Dienstplan so ausrichten, dass Ihre Servicekräfte alle anfälligen Bons pro Stunde bearbeiten können.

Um den Umsatz zu erhöhen, gestalten Sie den Dienstplan so, dass jene Mitarbeiter, welche die höchsten Umsätze pro Bon machen, auch zu jener Zeit eingeteilt sind, in welcher die meisten Rechnungen ausgestellt werden.

Natürlich liegt es in Ihrem eigenen Ermessen den Dienstplan so zu erstellen, wie Sie es möchten. Allerdings können Sie mehr Kundenzufriedenheit erreichen, da Sie perfekt auf den Hochbetrieb mit den besten Mitarbeitern vorbereitet sind. Sie helfen ebenso dabei Ihre Servicekräfte zu motivieren und zu besseren Leistungen anzutreiben. Eine dementsprechende Kassensoftware kann Ihnen dabei helfen diese Kennzahlen schnell zu berechnen und den Überblick zu behalten.

Dienstplan und Mitarbeiterzufriedenheit

Bei der Dienstplanerstellung sollte natürlich auch auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter geachtet werden. Es gibt immer einige Mitarbeiter, für welche Wochenenddienste eher Qual als Vergnügen sind und umgekehrt. Trotzdem soll eine Fairness herrschen, dies ist der beste Weg eine eigenverantwortliche Kultur in Ihrem Gastronomiebetrieb zu schaffen.
Damit kein Stress bei der Erstellung des Dienstplans in Ihrem Unternehmen entsteht, müssen einige Dinge beachtet werden:

  • Personal auf Abruf bereithalten: In hektischen und stressigen Situationen ist es sehr empfehlenswert eine Auswahl an Mitarbeitern zu haben, die man kontaktieren und um Aushilfe beten kann.
  • Bevorzugung vermeiden: Bevor der Dienstplan endgültig feststeht, werden zuvor noch Wünsche der Mitarbeiter eingeholt, dabei sollen aber keine Bevorzugungen stattfinden.
  • Stoßzeiten mit den erfahrensten Mitarbeitern füllen: Gerade wenn es ziemlich stressig im Betrieb können erfahrene Mitarbeiter am besten mit der Situation umgehen.
  • Kontextbezogene Bedarfsermittlung: Wie viele Mitarbeiter benötigt werden, hängt davon ab, wie viele Einzelaufgaben es gibt (aufgabenbezogener Bedarf) und wie viele der Aufgaben vorab nicht klar bestimmt werden können (flexibler Bedarf).

Die Planung eines Restaurantdienstplans muss nicht kompliziert sein. Moderne Kassensysteme unterstützen viele der sonst so aufwendigen Schritte.

  • Terminierung: Mit der automatischen Zeiterfassung zeigt Ihnen ein Kassensystem mit Terminierungsfunktionen, wer an welchem Tag arbeiten sollte. Änderungen können in letzter Minute vorgenommen werden, indem man sich am System anmeldet und die Mitarbeiter den aktualisierten Schichten zuordnet.
  • Stärkung der Verantwortlichkeit: In einer Kasse wird jede Transaktion dem Mitarbeiter zugeordnet, der die Kasse abgeschlossen hat. Zu wissen, dass die Transaktionen in den Geschäften genau überwacht werden, kann interne Diebstahl-Praktiken verhindern.
  • Personalabrechnung pflegen: Überstundenvergütung ist schwer nachvollziehbar, wenn sich mehrere Mitarbeiter im Geschäft befinden. Dies gilt insbesondere für Urlaubstage und Spitzenzeiten. Durch die Ausführung von diversen Reports können Diskrepanzen im Zusammenhang mit fehlerhaften und verspäteten Zahlungen reduziert werden.
  • Umsatzstatistiken: Diese können nach Mitarbeitern und nach Tageszeit angezeigt werden, sie geben einen Überblick und erleichtern die Planung.

Image (adapted) by ready2order


Über den Gastautor:

Bild2-Kristin Köck Autor

Kristin ist als Content Marketing Managerin bei dem österreichischen StartUp ready2order tätig. ready2order ist eine cloud-basierte Kassensoftware für alle Endgeräte. Zuvor hat sie als Journalistin und Sportfotografin bei einer Zeitung gearbeitet und einen Master in Media Management abgeschlossen.

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