Geschrieben von Bernd Fritzges, Donnerstag, 16. Juni, 2016

Im Schneckentempo auf der Suche nach der MICE Lösung?

(PREGAS/Bernd Fritzges) Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. veranstaltete vom 14. bis 15. Juni den 11. BME-Kongress TRAVEL, MICE & MORE 2016 in Wiesbaden. Auch ich durfte gemeinsam mit ca. 150 Teilnehmern bei dieser inhaltsreichen Veranstaltung in meinem Mandat für Veranstaltungsplaner.de dabei sein und war Mitglied der Diskussionsrunde „Die MICE-Welt im Wandel: Welche Konsequenzen ergeben sich für Kunden, Dienstleister und den Einkauf als Schnittstelle“. Ebenfalls mit von der Partie waren Bettina Weskamp (Lead Buyer MICE, Sanofi-Aventis Deutschland GmbH), Matthias Schultze (Geschäftsführer, GCB German Convention Bureau e. V.), Felix V. Vezjak (Senior Director, CWT Meetings & Events Central Europe) sowie Felix Undeutsch (Senior Manager MICE & Groups, Expedia/MeetingMarket).

Bereits in der Vorbesprechung dieser illustren Kompetenz-Truppe mit dem Moderator Andreas Konkel (Travel Management, DIEHL Stiftung & Co. KG) war der Expedia-Vertreter etwas irritiert, dass die bisherigen Anfrage- und Buchungsprozesse mit dem Begriff „innovativ“ in Verbindung gebracht werden. Kein Wunder, denn Felix Undeutsch vertritt mit seinem neuen Produkt das Thema „Instant Book“, welches derzeitig eines der am meist diskutierten Themen im Tagungsmarkt ist. Hierbei geht es um das direkte Durchbuchen von Tagungsräumen, Pauschalen und Zimmern in den Hotels und die Abbildung von frei verfügbaren Kapazitäten. So war es auch nicht verwunderlich, dass sich die erste Hälfte der Diskussion vordergründig um dieses Thema drehte und Undeutsch mit den Füßen scharrend oftmals zum Mikrofon greifen musste, um teilweise Fehlinformationen aus dem Weg zu räumen und für Aufklärung in Bezug auf diese neue Technologie zu sorgen. Auf Nachfrage im Plenum, wie viele Einkäufer sich dem Thema MICE bereits konkret widmen, wurden nur wenige Handzeichen gegeben und bestätigt u. a. unsere aktuelle Umfrage, dass nur 11% der Veranstaltungsplaner über eine Portallösung ihren Einkauf steuern. Oftmals hörte man auch bei anderen Workshops in der Vorstellungsrunde, dass die Einkaufsverantwortlichen in puncto MICE eher in den Baby- als in den Kinderschuhen stecken.

Zu Höchstform lief Undeutsch auf, als er den gespannten Zuhörern erklärte, dass nur 5% der derzeitigen Online-Tagungsanfragen auch zu einer Buchung im Hotel führen, was im Umkehrschluss bedeutet, dass ein Mitarbeiter im Hotel mehr als einen ganzen Arbeitstag damit verbringt, eine Buchung zu realisieren, die dann vielleicht nur 1.000 Euro Umsatz generiert. Daher scheint die Wortmeldung eines Vertreters der Kettenhotellerie verwunderlich, dass man sich erst einmal langsam dem Thema nähern müsste, obwohl eine 20-fache Realisierung der Anfragen möglich wäre.

Persönlich gefreut hat es mich, dass Undeutsch seinen Standpunkt mit meinem Blogbeitrag „Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess“ untermauerte. Damit verwies er darauf, dass der Anfrage- und Buchungsweg der bereits etablierten Online-Portale keine Digitalisierung des Prozesses darstellt, da man die Telefon- oder Faxanfrage von früher nur auf ein Online-Formular verlagert hätte. Auf die Nachfrage wie viele Hotels denn bereits an seinem System angeschlossen sind, wurde ebenfalls deutlich, dass die derzeitige Zahl von 300 seinen eigenen Erwartungen noch nicht entspricht. Generell hatte man den Eindruck, dass Undeutsch mit dem Tempo der Weiterentwicklung im MICE-Markt hadert. Es dauert irgendwie alles viel zu lang…

Neben vielen interessanten Statements der Vertreter der Podiumsrunde zu aktuellen Marktzahlen, Best Practice Beispielen und Herausforderung im Veranstaltungssegment wurde ebenfalls deutlich, dass die Einführung eines Teilnehmer-Management-Systems eine der wichtigsten Säulen zur Konsolidierung im MICE-Geschäft darstellt. Hierbei möchte ich nur gerne einmal anmerken, dass irgendwie der Irrglaube besteht, dass eine Portallösung für die Buchung von Tagungshotels ebenfalls die technische Grundlage hierfür ist. Das wäre genauso, als würde man ein Haus kaufen und die Erwartung an den Immobilienmakler besitzen, dass er auch für die detaillierte Zimmereinrichtung und Gestaltung des Wohnambientes sorgt. Was der Makler sicherlich tun kann (um das eigentliche Geschäft zu erhalten): Er schickt den Grundriss an seinen Kollegen, der Innenarchitekt ist (dann kann man auch noch schön eine Provision fordern) oder er eröffnet gleich eine Einrichtungsagentur und ein Möbelhaus, um seinen Umsatz zu steigern. Nur ob ein guter Immobilienmakler auch ein guter Innenarchitekt ist, wage ich einmal zu bezweifeln… Übertragen auf den MICE-Bereich heißt das: Wichtig ist es, Schnittstellen zu den unterschiedlichen Technologieanbietern zu schaffen, um doppelte Datenpflege und Insellösungen zu vermeiden, aber Vorsicht vor Anbietern, die die eierlegende Wollmilchsau versprechen!

Im Laufe des weiteren Kongresses wurden Praxis-Foren, Round Tables und Workshops angeboten zu Themen wie „Implementierung einer Veranstaltungsrichtlinie“, „Strukturiertes Tracking und Reporting im MICE-Einkauf“, „Eventmanagement-Tool im Praxiseinsatz“ oder „Die Fachabteilung ins Boot holen – Veränderungsprozesse richtig kommunizieren“, die alle Best Practice Beispiele von den MICE-Verantwortlichen unterschiedlicher Konzerne beinhalteten. Diese Unternehmensvertreter fungieren somit für alle anderen, die sich der Black-Box „MICE“ annehmen wollen, als Leuchttürme. Und hier findet sich jetzt ein wenig das Problem wieder, warum sich die Professionalisierung des MICE-Einkaufs nur so schleppend weiterentwickelt. Einerseits haben wir heute neue Technologien und Möglichkeiten, um Prozesse wirklich zu digitalisieren und ganz anders anzugehen, andererseits wollen alle auf Nummer sicher gehen und bereits funktionierende Lösungen adaptieren. Schließlich gibt es enorm hohe Anforderungen an Themen wie Datenschutz, Compliance, Systemintegration und vieles mehr, so dass man das Rad ja nicht wieder neu erfinden muss. Nur wenn wir uns einmal angucken, mit welcher Vorlaufzeit die Unternehmen Systeme eingeführt haben, dann stellen wir fest, dass seitdem viel Zeit ins Land gegangen ist. Vorbereitende Projektphasen für die Einführung eines MICE-Tools können ohne weiteres 2-3 Jahre dauern, dann folgt die Ausschreibung, Vergabe, Pilotphase, so dass nach weiteren 2-3 Jahren das Roll-Out beginnt. Das bedeutet, wenn sich heute ein Unternehmen entscheidet, den MICE-Bereich unter Einsatz eines Online-Portals zu konsolidieren, können wir getrost davon ausgehen, dass 4-6 Jahre ins Land gehen werden, bevor die erste richtige Buchung getätigt wird. Und da man auf die Erfahrungswerte und bisherigen Dienstleister zurückgreift, ist mit schneller Weiterentwicklung nicht zu rechnen.

Ich selbst habe in den letzten Jahren keinen einzigen Einkäufer kennengelernt, der in seinem Ausschreibungsprozess andere Ansätze oder Dienstleister berücksichtigt hat als solche, die schon bekannt sind. Letztendlich ist das so, als würde man heute als Diensthandy neue IPhone 4 austeilen – ohne LTE versteht sich…

Nur warum ist das so? Nach wie vor bin ich davon überzeugt, dass in anderen artverwandten Bereichen der Konsumentenmarkt Druck auf das Entwicklungstempo ausübt. Im Business Travel Bereich zum Beispiel werden die Unternehmen gezwungen, sich mit Anbietern wie Airbnb oder Uber auseinander zu setzen, da diese im privaten Nutzerverhalten der eigenen Mitarbeiter bereits verankert sind. Schafft man hier keine Zugänge oder vergleichbaren Lösungen, geht erneut die Akzeptanz verloren. Und im MICE-Bereich? Dort gibt es kein Konsumentenverhalten, daher müssen intensive Projektgruppen gebildet werden, der Bedarf der Mitarbeiter analysiert werden ohne eine konkrete Vorstellung zu haben, was eigentlich möglich ist. Das macht es so schwer und führt auch immer wieder zu den erhöhten Herausforderungen, Akzeptanz zu schaffen und gegen vermeintliche Widerstände anzukämpfen.

Daher möchte ich an dieser Stelle auf einen Leitsatz aus dem aktuellen Wertekodex der deutschen Eventbranche verweisen: „Wir haben den Mut unkonventionell zu handeln und jungen oder neuen Unternehmen und Konzepten eine Chance zu geben.“

Lieber Einkäufer, nutzt die Erfahrungen eurer Kolleginnen und Kollegen, aber werdet mit Mut zu neuen Wegen ebenfalls zu Leuchttürmern und beschleunigt damit die Entwicklung der Branche, sonst geht es im Schneckentempo weiter.

Verweise:

Wertekodex der deutschen Eventbranche
Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.
Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e. V.

 

Über den Gastautor:

Bernd_Fritzges_300x300

Bernd Fritzges: MICE-Spezialist, Veranstaltungsplaner, Berater und Redakteur. Darüber hinaus ist er Vorstandsvorsitzender der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren.

Wer den Werdegang von Bernd Fritzges kennt, wird feststellen, dass er seine Kompetenzen mehr durch Praxiserfahrungen und weniger auf Basis akademischer Lehren aufgebaut hat. Dies und seine bereits frühe unternehmerische Tätigkeit führten zum Wunsch, eigenverantwortlich für Menschen zu arbeiten, die offen für neue und zukunftsweisende Wege sind, den Mut besitzen eigene Entscheidungen auch einmal in Frage zu stellen und auf der anderen Seite ebenfalls sinnvolle und funktionierende Prozesse integrieren und beibehalten möchten.

Auch sein Engagement für das MICE-Branchenevent „Werte 2.0“ steht für die Mischung aus gut Bewährtem und nachhaltigen, zukunftsweisenden Entwicklungen.

Bei der Sundays & Friends GmbH bringt er verstärkt seine Erfahrungen im gastronomischen Zusammenhang, der Produktentwicklung und in der Vertriebssteuerung ein.

Wer mehr über Bernd Fritzges erfahren möchte folgt diesem Link: www.berndfritzges.de

 

 





Beiträge von Gastautoren


Jetzt die Weichen für die Zukunft stellen

Artikel lesen

Mitarbeiter belohnen, Stress dauerhaft reduzieren

Artikel lesen

Wo sind die Guerilla-Gastwirte?

Artikel lesen