Geschrieben von Burkhard Küpper, Dienstag, 7. Juni, 2016

Echtes Pfund: Volldigitalisierung aller Belege

(PREGAS/Burkhard Küpper) Sind Belege irgendwann nicht mehr lesbar, kann das für Hoteliers und Gastronomen ärgerlich sein. Ein sicheres digitales Belegarchiv des Steuerberaters kann Abhilfe schaffen und die Arbeit erleichtern.

Papier ist geduldig, weiß der Volksmund. Aber genauso begrenzt ist auch seine Lebenszeit und Nutzungsdauer – denn im Laufe der Zeit bleicht die Schrift aus, es wird trocken und rissig. Kurzum: Irgendwann ist in aller Regel kaum noch zu erkennen, was einmal auf einem Blatt gestanden haben mag. Das gilt vor allem für Belege und Quittungen. Diese werde auf konventionelles Thermopapier gedruckt, und das hat eine Halbwertszeit von wenigen Jahren. Das hat zur Folge, dass diese Papierbelege nicht mehr lesbar sind und damit für die Archivierung wertlos werden. Somit kann man nach einer gewissen Zeit möglicherweise wichtige Informationen nicht mehr aus seinem Belegwesen ermitteln.

Für Hoteliers und Gastronomen kann das ärgerlich sein. Vielleicht müssen irgendwann Lieferantenquittungen kontrolliert werden, um in einer speziellen Situation daraus Rückschlüsse auf die benötigte Einkaufsmenge ziehen zu können? Oder die Preisentwicklung einer Bezugsquelle soll nachvollzogen werden, um eine Basis für die anstehenden Preisverhandlungen zu haben? Dann bringt eine digitale Lösung einer Steuerkanzlei viele Vorteile, die auf einem digitalen Belegportal basiert. Die Arbeit mit einer Volldigitalisierung aller Belege, die in ein individuell programmiertes System automatisiert hochgeladen werden und dort für den dauerhaften Zugriff durch Berater und Mandanten hinterlegt sind.

Die Vorteile eines solchen Systems liegen für Hoteliers und Gastronomen auf der Hand. Denn neben der Archivierung von Belegen für die Ewigkeit wird auch der Zugriff für Mandanten und Berater einfach und komfortabel. Alle Belege werden von der Steuerberatungsgesellschaft eingescannt, ohne Ausnahme, und die Nutzer können rund um die Uhr auf alle Belege zugreifen – es ist kein Anruf beim Steuerberater oder bei der Buchhaltung nötig. Gastgewerbliche Unternehmer erreichen das Belegportal von jedem Ort dieser Welt, ganz gleich ob sie auf der Couch sitzen oder am Strand liegen: Sie brauchen nur einen Internetzugang und können sich dann in Ruhe alles anschauen. Die Benutzung ist denkbar einfach. Die Suche funktioniert wie bei Google, und die Suchfunktion erstreckt sich über alle Belege – jeder Text wird gesucht. In einem wirklich professionellen Portal sind alle Belege zudem als PDF hinterlegt. Dieses Format kann jeder verwenden und leicht per E-Mail versenden und empfangen.

Sehr wichtig: Bei diesen Systemen darf es keine Probleme mit dem Datenschutz geben. Unternehmer sollten darauf achten, dass ihr Buchhaltungspartner echte Sicherungsmechanismen eingezogen hat, sodass die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Zudem sollte das digitale Belegarchiv so programmiert sein, dass die Angestellten eines Unternehmens eingeschränkte Zugriffsrechte erhalten können und damit nur Einsicht in die Belege bekommen, die sie wirklich sehen sollen.

Die Praxis zeigt, dass Unternehmer und Berater mit einer sicheren und professionellen Volldigitalisierung ausschließlich in eigener Regie nur gute Erfahrungen machen. Die Mandanten schätzen die Möglichkeit, jederzeit auf ihre Belege zugreifen zu können.

Bildrechte: Marco2811/Fotolia

Über den Gastautor:

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Burkhard Küpper ist geschäftsführender Gesellschafter der auf gewerbliche Mandate spezialisierten Steuerberatungsgesellschaft Albers aus Hilden (www.steuerberatung-albers.de), der Faerber & Küpper Steuerberatungsgesellschaft aus Hilden (www.faerber-kuepper.de), der Lohmann & Küpper Steuerberatungsgesellschaft aus Bocholt (www.lohmann-kuepper.de) und der KD Steuerberatungsgesellschaft aus Dortmund (www.steuerberatung-kd.de). Die Gesellschaften begleiten mittelständische Unternehmen aus ganz Deutschland – unter anderem Hoteliers und Gastronomen – bei allen steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Fragen und besitzen besondere Kompetenzen in der Restrukturierung von Unternehmen. Ebenso arbeiten die Kanzleien mit einer Volldigitalisierung der Belege.

 





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