Geschrieben von Bernd Fritzges, Sonntag, 2. August, 2015

Anfragen-Schubsen im Veranstaltungsmarkt war gestern

(PREGAS/ Bernd Fritzges) Derzeit bemerkt man viel Bewegung bei den Internetportalen im Veranstaltungsmarkt. Leistungsträger, Dienstleister und Unternehmen diskutieren inzwischen permanent über die Zukunft und scheinbar täglich erscheinen neue oder altbekannte Protagonisten auf dem Markt, die das Patentrezept schon in der Tasche haben. Bereits bekannte Distributionskanäle, wilde Startups und selbst Hotelketten wollen inzwischen den vermeintlichen Veranstaltungsprofis auf Agentur- bzw. Vermittlerseite die Hölle heiß machen, teilweise auch zu recht.

Darüber hinaus fallen generell im MICE-Markt (Meetings, Incentives, Conventions und Events) immer mehr Begriffe wie „Live-Booking“, „RFP-Tools“, „technische Schnittstellen“ oder „systemgesteuerte Konsolidierung“ – aber was haben diese Elemente eigentlich mit dem guten, alten Handwerkszeug der Veranstaltungswelt zu tun? Erstmal gar nichts – und genau das ist die Herausforderung der Entwicklung, der wir uns alle stellen müssen, denn hier prasseln alte und neue Welten aufeinander.

Technologie ist inzwischen ein kritischer Erfolgsfaktor im Wettbewerb und erfordert ein übergreifendes Management bei den beteiligten Marktteilnehmern. Erfolgreiche Unternehmen steuern daher ihre IT-Projekte und beachten hierbei, dass Projekte klar und eindeutig definiert werden müssen, die Sinnhaftigkeit jederzeit hinterfragt wird und Betroffene zu Beteiligten gemacht werden. So weit, so gut, nur warum scheint das nicht in der Veranstaltungswelt zu funktionieren?

Hierfür gibt es nach meiner Einschätzung zwei wesentliche Gründe. Schon lange richten sich technische Entwicklungen nach den Bedürfnissen der Konsumenten. Die Zeiten, in denen IBM vorgegeben hat, wie die nächste Generation der Computer auszusehen hat, sind vorbei. Entwicklungen werden ausschließlich durch die Akzeptanz der Verbraucher gesteuert. Dies betrifft auch die Einführung von Technologien in Unternehmen. Das I-Phone als betriebliches Smartphone verbieten? Hotel- oder Bahnbuchungen per App untersagen? Es kommt mir vor, als hätten wir das gestern noch ernsthaft auf einer unserer vielen „Fachveranstaltungen“ diskutiert…

Inzwischen haben wir verstanden, dass wir uns nach dem Nutzer-Habitus richten müssen, den jeder Mitarbeiter auch im alltäglichen Leben an den Tag legt. Jedoch haben wir in der Veranstaltungswelt folgende Schwierigkeit: Tagungen buchen wir in unserem privaten Alltag eher selten, wie soll sich hier also ein weit verbreitetes Konsumentenverhalten entwickeln?

Klar, wir alle buchen Hotels, Urlaubsreisen, Flüge und Mietwagen; aber Technikdienstleister, Tagungsräume und Rahmenprogramme (den DJ der nächsten Gartenparty lassen wir einmal außen vor) – Fehlanzeige. Dies kennen wir nur aus unserer Tätigkeit als Veranstaltungsplaner im Unternehmen oder in der Agentur.

Daraus hat sich entwickelt, dass Organisatoren von Veranstaltungen ihre Erfahrungen aus artverwandten Bereichen mit den Erfordernissen der professionellen Veranstaltungsplanung mischen. Dies mündet dann in Situationen, dass beispielsweise Angebote von Tagungshotels aus einem systemgesteuerten RFP-Prozess auf Kanälen wie Holidaycheck oder Tripadvisor in Bezug auf Bewertungen überprüft werden und Zimmerpreise mit den Einzelbuchungsraten von Booking.com oder HRS verglichen werden. Dass dies nicht der richtige Weg sein kann, sollte jedem verständlich sein, denn in der Regel ist eine Hotelbewertung aus dem Leisure-Bereich für den Tagungsmarkt nicht wirklich aussagekräftig und die Einzelbuchungsrate aus den benannten Portalen nicht anwendbar für Gruppenbuchungen, um nur zwei Beispiele zu nennen.

Daher bin ich davon überzeugt, dass die Gewinner in Bezug auf technische Lösungen diejenigen sein werden, die es unter anderem schaffen werden, sich von ihrem Fachidiotismus zu befreien und das „allgemeine Nutzerverhalten“ in den Vordergrund stellen.

Womit wir schon beim weiteren Grund für den Entwicklungsrückstand unserer Branche sind. Die voranschreitende und geforderte Mutation vom Offline-Vermittler zum heutigen Technik-Portalanbieter im Veranstaltungsmarkt hat seinen Preis. Zeiten, in denen es mit guten Branchen- und Produktkenntnissen ausgereicht hat, eine Tagungsanfrage per E-Mail zu verteilen, aufzubereiten und wieder weiterzuleiten, um am Ende eine Provisionsrechnung an das gebuchte Hotel zu schicken, sind bald vorbei. Die immer stärker werdenden komplexen Anforderungen an die Technik von Unternehmensseite geben sicherlich nicht den Spielraum, erforderliche Entwicklungen in dem Tempo voranzutreiben, wie es oftmals gefordert wird. Die Anforderungen an den Service mit guten Branchen- und Produktkenntnissen bestehen weiterhin, on top ist die extreme Erwartungshaltung gegenüber technischen Lösungen hinzugekommen. Da muss doch eigentlich die logische Konsequenz sein, dass die unabdingbare Serviceleistung weiterhin vergütet wird wie bisher (Provision), jedoch jede weitere Anforderung an bestehende Softwarelösungen der Beauftragende zahlt, oder? Oder noch besser wäre, wenn man die technische Weiterentwicklung den Softwareanbietern auch überlässt, denn im Moment sind nach meiner Wahrnehmung die größten Kritiker des Entwicklungstempos auch die stärksten Verursacher des Problems.

Ich selbst habe es mehrfach erlebet, wie man sich auf Forderungen von technischen Umsetzungen einließ, die nach Fertigstellung keinerlei Akzeptanz beim Nutzer fanden. Das Resultat ist dann, dass Dienstleister Entwicklungskapazitäten verschwenden, die sie mal besser in den Fortschritt sinnhafter Neuerungen für die breite Masse gesteckt hätten.

In der Konsequenz bedeutet dies für mich, dass die zukünftig erfolgreichen Portalanbieter sich entweder auf eine Standardisierung angelehnt an das Verbraucherverhalten konzentrieren werden oder sich verstärkt als Softwareanbieter für die speziellen Anforderungen der großen Unternehmen im Markt etablieren werden. In welchem Bereich ich mich zukünftig positionieren werde, weiß ich…

Bildquelle: Fotolia

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